Płatności bezgotówkowe w firmie – kto musi je zapewnić?

Obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy muszą rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej: od 1 stycznia 2022 roku muszą oni umożliwić klientom zapłatę bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności. Nie musi to być klasyczny terminal – wystarczy jedna metoda, np. BLIK, przelew albo aplikacja przyjmująca karty w telefonie. Za brak takiej możliwości nie ma grzywny, ale są konsekwencje w rozliczeniach VAT.

Kogo dotyczy obowiązek płatności bezgotówkowych?

Obowiązek wynika z art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców i obejmuje każdego, kto musi prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie rejestrującej, czyli zwykle firmy sprzedające osobom prywatnym. Chodzi o zapłatę tzw. instrumentem płatniczym, np. kartą, telefonem lub kodem BLIK. Taką możliwość trzeba zapewnić wszędzie, gdzie faktycznie prowadzisz działalność: w sklepie czy gabinecie, ale też poza lokalem, np. na targach, u klienta albo w taksówce.

Obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców, którzy nie muszą mieć kasy. Od zwolnień są jednak wyjątki: niektóre branże, np. fryzjerzy, gabinety kosmetyczne, warsztaty samochodowe, stacjonarna gastronomia czy taksówki, muszą używać kasy bez względu na obroty – a więc także zapewnić płatność bezgotówkową. Poza obowiązkiem są w szczególności firmy wymienione poniżej.

• Firmy sprzedające wyłącznie innym przedsiębiorcom.
• Firmy zwolnione z kasy z uwagi na niski obrót – do 20 000 zł w poprzednim roku ze sprzedaży dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych.
• Firmy, których sprzedaż jest zwolniona z kasy ze względu na rodzaj czynności, na warunkach z rozporządzenia Ministra Finansów.

Czy musisz mieć terminal płatniczy?

Nie. Przepis nie wskazuje konkretnego urządzenia, a według wyjaśnień w rządowym serwisie dla przedsiębiorców wystarczy jedna metoda zapłaty bez gotówki. Może to być klasyczny terminal, płatność kodem BLIK, a nawet przelew na rachunek firmowy. Liczy się to, żeby klient mógł z tej możliwości realnie skorzystać na miejscu.

Terminal nie zwalnia z przyjmowania gotówki. Jeśli przyjmujesz karty przez tzw. agenta rozliczeniowego, czyli firmę, która obsługuje transakcje kartowe i przekazuje Ci pieniądze, nie możesz odmówić konsumentowi zapłaty gotówką – poza wyjątkami, m.in. sprzedażą przez internet i miejscami bez obsługi. Nie wolno Ci też pobierać opłat za przyjęcie gotówki ani różnicować cen w zależności od formy zapłaty.

Co grozi za brak płatności bezgotówkowych?

Prawo przedsiębiorców nie przewiduje za to grzywny ani kary pieniężnej. Konsekwencje wynikają z ustawy o VAT i dotyczą czynnych podatników VAT, czyli firm rozliczających VAT z urzędem skarbowym. Jeśli urząd skarbowy stwierdzi naruszenie, tracisz prawo do kwartalnego rozliczania VAT (o ile z niego korzystasz) i przechodzisz na rozliczenia miesięczne. Do kwartalnych możesz wrócić najwcześniej po 6 miesiącach od końca kwartału, w którym stwierdzono naruszenie.

Drugim skutkiem jest brak zwrotu VAT w przyspieszonym, 25-dniowym terminie – za okres rozliczeniowy, w którym stwierdzono naruszenie, i za 6 kolejnych okresów. Nadwyżkę VAT nadal możesz odzyskać, ale w terminie podstawowym, który obecnie wynosi 40 dni. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, te skutki praktycznie Cię nie dotyczą, choć sam obowiązek – owszem, o ile musisz mieć kasę.

Terminal, SoftPOS i BLIK – czym się różnią?

Klasyczny terminal, stacjonarny albo przenośny z kartą SIM, dzierżawisz lub kupujesz od operatora płatności. Obsługuje typowe sposoby płacenia kartą. SoftPOS to aplikacja, która zamienia smartfon lub tablet z modułem NFC w terminal do płatności zbliżeniowych – nie wymaga osobnego urządzenia, ale potrzebuje stabilnego internetu. Obowiązek spełniają też BLIK lub przelew.

Połączenie kasy z terminalem nie jest obowiązkowe – planowany wymóg integracji uchylono w 2025 roku, zanim zaczął obowiązywać. Przy takim połączeniu kwota trafia z kasy do terminala bez przepisywania. Są też kasoterminale, czyli kasa online (przesyłająca dane do administracji skarbowej) i terminal w jednym urządzeniu. Przyjęcie płatności kartą nie zwalnia automatycznie z wydania paragonu.

Oferty operatorów płatności różnią się m.in. w tych punktach:

• Wysokość prowizji od transakcji i ewentualnych opłat minimalnych.
• Koszt abonamentu, dzierżawy albo zakupu urządzenia.
• Okres umowy i koszt jej wcześniejszego rozwiązania.
• Czas, w jakim pieniądze trafiają na rachunek firmowy.
• Współpraca terminala z Twoją kasą lub programem sprzedażowym.

Prowizje i abonament w kosztach i VAT

Opłaty za terminal, prowizje od transakcji i abonament za aplikację to wydatki związane z firmą, więc przy rozliczeniu na skali podatkowej lub podatkiem liniowym, a w spółce z o.o. w CIT, zaliczasz je do kosztów. Terminal kupiony na własność za nie więcej niż 10 000 zł możesz ująć w kosztach jednorazowo. Przy ryczałcie koszty nie obniżają podatku. Przychód liczy się od pełnej wartości sprzedaży, a nie od kwoty, która wpłynęła na konto po potrąceniu prowizji.

Prowizje od transakcji kartowych to co do zasady usługa płatnicza zwolniona z VAT, więc nie ma w nich podatku do odliczenia. Dzierżawa lub abonament za terminal to zwykle odrębna usługa z VAT 23%, który czynny podatnik VAT może odliczyć. Operatorzy różnie konstruują opłaty, a stawki wynikają z faktur – od 2026 roku zwykle trafiają one do Ciebie przez KSeF.

Przykład: w miesiącu klienci zapłacili kartą 20 000 zł, a umowa przewiduje prowizję 1% (liczba przykładowa). Operator potrąci 200 zł prowizji bez VAT i wystawi fakturę za dzierżawę terminala na 40 zł netto plus 9,20 zł VAT. Czynny podatnik VAT zaliczy do kosztów 240 zł i odliczy 9,20 zł VAT, a firma zwolniona z VAT ujmie w kosztach 249,20 zł. Sprzedaż w obu przypadkach liczysz od pełnych 20 000 zł z paragonów (czynny podatnik VAT – po odjęciu VAT), a nie od 19 800 zł z konta.

W skrócie

• Płatność bezgotówkową musi zapewnić każdy, kto ma obowiązek ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej.
• Klasyczny terminal nie jest wymagany – wystarczy jedna metoda, np. BLIK lub przelew.
• Nie ma grzywny, ale grozi utrata kwartalnego VAT i zwrotu VAT w 25 dni.
• Prowizje kartowe są co do zasady zwolnione z VAT, a dzierżawa terminala zwykle ma 23% VAT.

W Biurze Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim prowadzimy księgowość firm.

Podstawa prawna: art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców; art. 87 ust. 2 i 6c oraz art. 99 ust. 3a pkt 4, ust. 3e i 4b ustawy o VAT; art. 43 ust. 1 pkt 40 ustawy o VAT; art. 59ea ustawy o usługach płatniczych.

Źródła urzędowe: Prawo przedsiębiorców – art. 19a (ELI) · Odliczenie i zwrot VAT – Ministerstwo Finansów

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.