Księgi, kadry i płace oraz zakładanie firmy – wszystko w biurze przy ul. Nadbrzeżnej w Gorzowie Wielkopolskim.
Ustalimy zakres obsługi i wycenę.
Łączymy prowadzenie rozliczeń z bieżącym kontaktem i wyjaśnianiem spraw, które budzą pytania.
Od początku ustalamy, jakie sprawy przejmuje nasze biuro, jakie dokumenty przekazujesz i w jakich terminach. Znasz zakres współpracy oraz zasady rozliczeń.
Wiesz, co jest po naszej stronie, a o czym powinieneś pamiętać. Pilnujemy terminów, Ty prowadzisz firmę.
Wiesz, ile i kiedy zapłacić oraz jakich dokumentów brakuje. Informujemy Cię o sprawach wymagających decyzji.
Masz pytanie o dokument, podatek lub składki? Jeśli coś wymaga wyjaśnienia, omawiamy to z Tobą prostym językiem.
Rozmawiamy o działalności, obecnych rozliczeniach i potrzebach. Ustalamy, w czym możemy Ci pomóc.
Uzgadniamy usługi, cenę i sposób przekazywania dokumentów. Od początku znasz zasady współpracy.
Zajmujemy się księgowością i pilnujemy terminów. Informujemy Cię o płatnościach i sprawach wymagających decyzji.
Księgowość, kadry i płace oraz zakładanie firmy prowadzimy w jednym miejscu.
Korzystamy z elektronicznego obiegu dokumentów – papiery przywozisz tylko wtedy, gdy chcesz.
Sprawy podatkowe tłumaczymy bez żargonu, żebyś wiedział, co podpisujesz.
Odpowiadamy na pytania w ciągu roku, nie tylko przy rozliczeniu rocznym.
Od lat wspieramy małe i średnie firmy z Gorzowa Wielkopolskiego, zapewniając im rzetelną i sprawną obsługę księgową dopasowaną do potrzeb działalności.
Znajdziesz nas przy ul. Nadbrzeżnej 17. Dokumenty możesz też przekazywać elektronicznie, bez wizyt w biurze.
Prowadzimy księgowość, rozliczenia PIT, CIT i VAT, sprawy ZUS oraz obsługę kadrowo-płacową.
Tak oceniają nas klienci w 78 opiniach na profilu Google. Piszą o dobrym kontakcie, szybkich odpowiedziach i rzetelności.
Dbamy o bieżące rozliczenia i ułatwiamy Ci codzienne sprawy związane z księgowością. Stawiamy na współpracę, w której wiesz, co dzieje się w Twoich rozliczeniach i do kogo możesz się zwrócić.
Biuro Rachunkowe Łukasz Machała
Łukasz MachałaGorzów Wielkopolski
Sprawdzamy dokumenty, pilnujemy terminów i przygotowujemy wymagane deklaracje.
Powierzasz nam rozliczenia i formalności, a zmiany w przepisach śledzimy za Ciebie.
Masz pytanie o dokument, podatek lub składki? Pomagamy wyjaśnić, co należy zrobić.
Dopasowujemy zakres obsługi i sposób kontaktu do potrzeb Twojej firmy.
Bardzo polecam! Świetny kontakt, szybkie odpowiedzi i zawsze konkretna pomoc. Wszystko można bez problemu wyjaśnić i zawsze mogę liczyć na wsparcie. Współpraca przebiega sprawnie i bezproblemowo. 😊
Pan Łukasz jest nie tylko miły i sympatyczny ale przede wszystkim bardzo profesjonalny. Szybkość i rzetelność w załatwieniu sprawy zasługuje na więcej niż 5 gwiazdek, polecam gorąco biuro rachunkowe Pana Łukasza, dziękuję za pomoc 🙏
Współpraca z Panem Łukaszem jest bardzo komfortowa. Jest świetnym profesjonalistą, który przeprowadzi zawsze klienta suchą stopą przez morze finansowych zawiłości.
Pan Łukasz jest osobą bardzo kompetentną, która potrafi doradzić konkretne rozwiązania. Jest kontaktowy, a współpraca odbywa się w przyjaznej i przede wszystkim swobodnej atmosferze połączonej z profesjonalizmem. Można go polecić z czystym sercem.
Bardzo polecam! Wszystko zawsze załatwione sprawnie i na czas. Bardzo dobry kontakt, a w razie pytań zawsze można liczyć na pomoc i konkretne wyjaśnienie. Rzetelnie, profesjonalnie i w miłej atmosferze.
Pełen profesjonalizm, wiedza i terminowość. Pan Łukasz z pełnym zaangażowaniem wykonuje swoją pracę, zawsze doradzi i pomoże rozwiązać problemy. POLECAM!
Paragon z numerem NIP bywa traktowany jak faktura uproszczona, ale nie zawsze. Sprawdzamy, kiedy wystarczy, a kiedy trzeba poprosić o pełny dokument.
Czytaj więcejSpotkanie z kontrahentem rzadko da się rozliczyć w całości. Wyjaśniamy, gdzie kończy się koszt firmy, a zaczyna reprezentacja.
Czytaj więcejPrzekazanie auta na cele prywatne to nie tylko wykreślenie z ewidencji. Zostaje jeszcze VAT, korekta odliczenia i termin, po którym sprzedaż jest bezpieczna.
Czytaj więcejOdpisujemy tego samego dnia. Napisz, jeśli chcesz zapytać o zakres obsługi, cenę albo przejęcie księgowości od poprzedniego biura.
Nie ma jednej formy opodatkowania, która opłaca się każdemu. Skala podatkowa zwykle wygrywa przy niższych dochodach i gdy możesz rozliczyć się z małżonkiem albo skorzystać z ulgi na dzieci, podatek liniowy – przy wysokich dochodach, a ryczałt – gdy masz niewiele kosztów i korzystną stawkę dla swojej branży. Poniżej wyjaśniamy, od czego to zależy w 2026 roku i jak dokonać wyboru.
Jeśli mąż lub żona pomaga Ci w jednoosobowej firmie, możesz to uregulować na trzy sposoby: zawrzeć umowę o pracę, zgłosić małżonka jako osobę współpracującą albo prowadzić firmę razem w spółce cywilnej. Każde rozwiązanie inaczej wpływa na podatek i składki ZUS, a przy skali podatkowej dochodzi jeszcze wspólne rozliczenie PIT. Poniżej porównujemy te warianty według zasad obowiązujących w 2026 roku.
Kurs, szkolenie czy konferencja są kosztem firmy, jeśli zdobywana wiedza wiąże się z tym, czym zajmujesz się w działalności teraz, albo z tym, co realnie zamierzasz w niej robić. Jeśli służą głównie Twojemu ogólnemu rozwojowi lub pasji, to wydatek prywatny. Rozstrzyga przede wszystkim temat szkolenia i to, jak udokumentujesz jego związek z firmą.
„Wrzucenie w koszty” nie sprawia, że zakup staje się darmowy. Koszt obniża dochód, więc oszczędzasz tyle, ile wynosi Twoja stawka podatku od wartości wydatku: 12% (a przy wyższych dochodach 32%) na skali podatkowej albo 19% na podatku liniowym. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, zwykle odliczasz też VAT z faktury, a na ryczałcie koszty w ogóle nie zmniejszają podatku.
W jednoosobowej działalności pieniądze firmy są Twoje – możesz je przelać na prywatne konto i sama wypłata nie jest opodatkowana. W spółce z o.o. jest inaczej: pieniądze należą do spółki, a wypłacisz je tylko na konkretnej podstawie, np. jako dywidendę, wynagrodzenie albo zwrot wydatków. Od tej podstawy zależą podatki i składki.
Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, wydatki na delegację pracownika nie zmniejszą Twojego podatku, bo ryczałt płacisz od przychodu, bez odliczania kosztów. Twoje obowiązki jako pracodawcy pozostają jednak takie same: pracownik ma prawo do diety i zwrotu kosztów podróży, a prawidłowo rozliczone należności są dla niego wolne od PIT i składek ZUS. Podróż służbowa, potocznie nazywana delegacją, to wykonywanie na Twoje polecenie zadania poza miejscowością, w której jest siedziba firmy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika.
Od 8 lipca 2026 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, na mocy której okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą, że osoba na umowie zlecenia lub kontrakcie B2B jest w rzeczywistości pracownikiem. Doszły też kontrole zdalne, szersza wymiana danych z ZUS i administracją skarbową oraz wyższe grzywny. Jeśli korzystasz z umów cywilnoprawnych, warto je teraz przejrzeć.
Fakturę wystawia się przy sprzedaży dla firm, a paragon z kasy – przy sprzedaży dla osób prywatnych, które mogą później poprosić o fakturę. Kupując dla firmy, dostaniesz fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy przed wydrukiem podałeś NIP, bo później nie da się go dopisać. VAT odliczysz co do zasady tylko z faktury, a zwykły paragon w kosztach bywa kwestionowany, dlatego przy zakupach firmowych warto od razu zadbać o właściwy dokument.
Rachunek z restauracji może być kosztem podatkowym, ale tylko wtedy, gdy wydatek nie jest reprezentacją. O tym decyduje przede wszystkim cel: jeśli posiłek ma głównie budować wizerunek firmy i dobre relacje z kontrahentami, do kosztów go nie zaliczysz. VAT z usług gastronomicznych co do zasady nie podlega odliczeniu – niezależnie od tego, jak potraktujesz wydatek w podatku dochodowym.
Wycofanie samochodu z działalności to coś więcej niż wykreślenie go z ewidencji środków trwałych. Jeśli przy zakupie odliczyłeś VAT – w całości albo w połowie – przekazanie auta na cele prywatne zwykle oznacza VAT należny od jego obecnej wartości. W PIT samo wycofanie nie daje przychodu, ale sprzedaż auta w ciągu sześciu lat nadal rozliczysz w firmie.
Tak – rower, także elektryczny, może być kosztem firmy, jeśli faktycznie służy działalności, np. przy dojazdach do klientów, dostawach czy pracy kurierskiej. Rower o wartości do 10 000 zł możesz ująć w kosztach od razu, droższy amortyzujesz. Jeśli rozliczasz VAT jako czynny podatnik, odliczysz go w całości, bo limit 50% dotyczy pojazdów samochodowych, a nie rowerów.
Jeśli jako wspólnik lub członek zarządu używasz własnego laptopa czy telefonu do pracy dla spółki, możesz sprzęt spółce wynająć, użyczyć go bezpłatnie albo sprzedać. Każde z tych rozwiązań ma inne skutki podatkowe – dla Ciebie i dla spółki. Najważniejsze, żeby wybór był świadomy i opisany w umowie, bo wtedy łatwiej obronić zarówno koszty, jak i rozliczenia.
W 2026 roku paragon z NIP-em nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (albo 100 euro) nadal jest fakturą uproszczoną: możesz na jego podstawie odliczyć VAT i ująć wydatek w kosztach. Kluczowe jest, by NIP podać przed wydrukiem. Takie paragony do końca 2026 roku wystawia się poza KSeF, a od 2027 roku przestaną być uznawane za faktury.
Gotówką możesz zapłacić innej firmie – albo przyjąć od niej zapłatę – tylko wtedy, gdy wartość całej transakcji nie przekracza 15 000 zł brutto. Powyżej tej kwoty pieniądze muszą przejść przez rachunek płatniczy – w przeciwnym razie wydatek nie będzie kosztem podatkowym. W sprzedaży klientom prywatnym ogólnego limitu gotówki polskie prawo dziś nie przewiduje.
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy muszą rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej: od 1 stycznia 2022 roku muszą oni umożliwić klientom zapłatę bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności. Nie musi to być klasyczny terminal – wystarczy jedna metoda, np. BLIK, przelew albo aplikacja przyjmująca karty w telefonie. Za brak takiej możliwości nie ma grzywny, ale są konsekwencje w rozliczeniach VAT.
Nie ma jednej formy opodatkowania, która opłaca się każdemu. Skala podatkowa zwykle wygrywa przy niższych dochodach i gdy możesz rozliczyć się z małżonkiem albo skorzystać z ulgi na dzieci, podatek liniowy – przy wysokich dochodach, a ryczałt – gdy masz niewiele kosztów i korzystną stawkę dla swojej branży. Poniżej wyjaśniamy, od czego to zależy w 2026 roku i jak dokonać wyboru.
Skala podatkowa, nazywana też zasadami ogólnymi, obowiązuje automatycznie, jeśli nie wybierzesz innej formy. Od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty, płacisz 12% do kwoty 120 000 zł i 32% od nadwyżki. Działa kwota wolna od podatku 30 000 zł – w praktyce podatek jest niższy o 3600 zł rocznie. Tylko na skali możesz rozliczyć się wspólnie z małżonkiem i skorzystać z ulgi na dzieci.
Składka zdrowotna wynosi tu 9% dochodu i nie obniża podatku. Obowiązuje też minimum: od lutego 2026 r. do stycznia 2027 r. to 432,54 zł miesięcznie, czyli 9% płacy minimalnej. Skala zwykle sprawdza się przy niższych i średnich dochodach, na starcie firmy, gdy dochód bywa niewielki, oraz w rodzinach, w których jedno z małżonków zarabia niewiele albo wcale.
Na podatku liniowym płacisz 19% od całego dochodu, bez kwoty wolnej i bez względu na to, ile zarabiasz. Nie rozliczysz się wspólnie z małżonkiem, a od dochodu z firmy nie odliczysz większości ulg, w tym ulgi na dzieci. Składka zdrowotna to 4,9% dochodu, z tym samym minimum co na skali. Zapłacone składki możesz odliczyć od dochodu albo zaliczyć do kosztów – w 2026 r. łącznie do 14 100 zł.
Przykład: przyjmijmy w uproszczeniu roczny dochód pomniejszony o składki społeczne, bez ulg, a na liniowym składkę zdrowotną odliczoną od dochodu. Przy 200 000 zł na skali zapłacisz 36 400 zł podatku i 18 000 zł składki zdrowotnej, razem 54 400 zł. Na liniowym składka wyniesie 9800 zł, a podatek 19% od 190 200 zł, czyli 36 138 zł – razem 45 938 zł. Przy dochodzie 120 000 zł tańsza jest skala: 21 600 zł wobec 27 562,80 zł.
W tym uproszczonym rachunku liniowy zaczyna wygrywać dopiero przy dochodzie powyżej około 153 000 zł rocznie, a gdy możesz rozliczyć się z małżonkiem, który zarabia mniej, ten próg przesuwa się wyżej. Z liniowego nie skorzystasz, jeśli świadczysz dla obecnego lub byłego pracodawcy usługi odpowiadające pracy wykonywanej dla niego na etacie w tym samym roku.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych liczysz od przychodu – kosztów w ogóle nie odliczasz. Stawka zależy od rodzaju działalności i wynosi od 2% do 17%, na przykład 3% w handlu, 5,5% w produkcji i budownictwie, 8,5% w wielu usługach czy 12% w części usług informatycznych. Właściwą stawkę ustala się według PKWiU, czyli urzędowej klasyfikacji wyrobów i usług, więc przed wyborem trzeba ją dokładnie sprawdzić.
Składka zdrowotna zależy od przychodu od początku roku. W 2026 r. wynosi miesięcznie 498,35 zł przy przychodzie do 60 000 zł, 830,58 zł – od 60 000 do 300 000 zł i 1495,04 zł powyżej 300 000 zł. Połowę zapłaconych składek odliczasz od przychodu. Ryczałt nie przysługuje m.in. po przekroczeniu 2 mln euro przychodu w poprzednim roku, a w niektórych przypadkach także przy usługach dla byłego pracodawcy. Nie ma tu wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
Ryczałt zwykle opłaca się w usługach z niską stawką i niewielkimi wydatkami. Gdy kupujesz towar, zlecasz pracę podwykonawcom albo masz wysokie koszty sprzętu, podatek od przychodu może przekroczyć podatek liczony od dochodu. Pamiętaj też, że na ryczałcie płacisz podatek nawet w roku, w którym firma po odjęciu wydatków faktycznie nic nie zarobiła.
Zakładając firmę, możesz wskazać formę opodatkowania już we wniosku o wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeśli firma działa, zmianę zgłaszasz wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG albo pismem do urzędu skarbowego. Wybór obowiązuje przez cały rok podatkowy i przechodzi na kolejne lata. W trakcie roku co do zasady nie przejdziesz na inną formę. Zapamiętaj kilka reguł:
Zanim wybierzesz, zbierz kilka liczb i policz co najmniej dwa warianty na danych ze swojej firmy. Opisane zasady obowiązują w 2026 r. Rząd przedstawił już założenia zmian od 2027 r., dotyczące m.in. progów skali i limitu przychodu dla ryczałtu. To na razie plan, a nie obowiązujące prawo, więc przed wyborem formy na przyszły rok sprawdź, co ostatecznie uchwalono. Odpowiedz sobie na pytania:
Chcesz sprawdzić, która forma będzie korzystniejsza przy Twoich przychodach i kosztach? Zapytaj w Biurze Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – policzymy warianty na danych z Twojej firmy.
Podstawa prawna: art. 27 ust. 1 ustawy o PIT; art. 30c ust. 1 i 2 ustawy o PIT; art. 9a ust. 2–2c ustawy o PIT; art. 12 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Jeśli mąż lub żona pomaga Ci w jednoosobowej firmie, możesz to uregulować na trzy sposoby: zawrzeć umowę o pracę, zgłosić małżonka jako osobę współpracującą albo prowadzić firmę razem w spółce cywilnej. Każde rozwiązanie inaczej wpływa na podatek i składki ZUS, a przy skali podatkowej dochodzi jeszcze wspólne rozliczenie PIT. Poniżej porównujemy te warianty według zasad obowiązujących w 2026 roku.
Od 2019 r. wynagrodzenie małżonka zatrudnionego na umowę o pracę jest kosztem Twojej firmy – podobnie jak wynagrodzenie z umowy zlecenia czy o dzieło. Dla małżonka to zwykły przychód, od którego jako płatnik, czyli podmiot rozliczający podatek za kogoś, pobierasz zaliczki na PIT. Pomoc bez żadnej umowy kosztu nie daje, bo wartości pracy własnej i pracy małżonka nie zalicza się do kosztów.
Ważne zastrzeżenie dotyczy ZUS. Jeśli małżonek mieszka z Tobą we wspólnym gospodarstwie domowym i pracuje w firmie, ZUS traktuje go jako osobę współpracującą – mimo umowy o pracę. Składki liczy się wtedy nie od pensji, lecz według zasad opisanych niżej. Gdy prowadzicie odrębne gospodarstwa domowe, zatrudniony małżonek jest dla ZUS zwykłym pracownikiem. W każdym przypadku umowa musi odpowiadać rzeczywistej pracy, a wynagrodzenie – jej zakresowi, bo tylko wtedy obroni się jako koszt.
Osoba współpracująca to bliski członek rodziny, w tym małżonek, który mieszka z Tobą we wspólnym gospodarstwie domowym i stale, a nie okazjonalnie, pomaga w prowadzeniu firmy. Status wynika z faktów, a nie z umowy, i zgłoszenie do ZUS jest wtedy obowiązkowe. Osoba współpracująca nie ma własnego dochodu z firmy – cały dochód rozliczasz Ty.
Dzięki zgłoszeniu małżonek ma własne ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne, a jeśli zechce – także chorobowe. Taki status nie wymaga pisania umowy, ale wiąże się ze stałym, comiesięcznym kosztem, który ponosisz Ty – także w miesiącach, gdy firma zarabia mniej. W praktyce oznacza to, że:
Możecie też prowadzić firmę jako wspólnicy spółki cywilnej. To umowa z Kodeksu cywilnego, a nie osobna osoba prawna: spółka dostaje NIP i REGON, ale przedsiębiorcami są wspólnicy, każdy z własnym wpisem w CEIDG. Każde z was samodzielnie płaci składki ZUS i – jeśli spełnia warunki – może skorzystać z ulgi na start lub obniżonych składek dla nowych firm.
Dochód dzielicie według udziałów w zysku z umowy, a gdy umowa tego nie określa – po równo. Każde z was rozlicza podatek od swojej części, przy czym ryczałt wymaga oświadczenia wszystkich wspólników. Za zobowiązania spółki odpowiadacie solidarnie, co oznacza, że wierzyciel może żądać całej kwoty od każdego z was. Umowę spółki warto spisać, określając wkłady, podział zysku i zasady reprezentacji. Ten wariant ma sens zwłaszcza wtedy, gdy oboje realnie prowadzicie firmę i chcecie mieć w niej równą pozycję.
Wspólne zeznanie pozwala policzyć podatek od połowy łącznych dochodów i pomnożyć go przez dwa. Korzyść jest największa, gdy jedno z was zarabia dużo, a drugie mało albo wcale. Najważniejsze warunki to małżeństwo i wspólność majątkowa (czyli brak rozdzielności) przez cały rok albo od ślubu do końca roku oraz to, że żadne z was nie rozlicza działalności podatkiem liniowym ani ryczałtem. Zeznanie składacie do 30 kwietnia następnego roku.
Przykład: Twój dochód z firmy na skali to 180 000 zł, a małżonek nie ma dochodów. Rozliczając się osobno, zapłacisz 30 000 zł podatku (10 800 zł plus 32% od 60 000 zł). Wspólnie podatek od połowy, czyli od 90 000 zł, wynosi 7200 zł (12% minus 3600 zł), a po podwojeniu 14 400 zł. Różnica to 15 600 zł. Składka zdrowotna się nie zmienia.
Nie ma rozwiązania najlepszego dla wszystkich. Wybór zależy od wysokości dochodu, formy opodatkowania i od tego, czy małżonek ma pracować jako podwładny, czy jako współwłaściciel firmy. Poszczególne warianty można też łączyć – na przykład status osoby współpracującej ze wspólnym rozliczeniem PIT. Przed decyzją porównaj łączny koszt składek z oszczędnością na podatku w skali całego roku.
Zastanawiasz się, jak najlepiej włączyć małżonka do firmy? Porozmawiaj z Biurem Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – porównamy warianty dla Twojej rodziny i Twoich dochodów.
Podstawa prawna: art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT; art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy o PIT; art. 6 ust. 2 i 8 ustawy o PIT.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Kurs, szkolenie czy konferencja są kosztem firmy, jeśli zdobywana wiedza wiąże się z tym, czym zajmujesz się w działalności teraz, albo z tym, co realnie zamierzasz w niej robić. Jeśli służą głównie Twojemu ogólnemu rozwojowi lub pasji, to wydatek prywatny. Rozstrzyga przede wszystkim temat szkolenia i to, jak udokumentujesz jego związek z firmą.
Do szkoleń stosujesz ogólną zasadę z ustawy o PIT: kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, jeśli nie wyłącza go art. 23 ustawy. Chodzi więc o związek z obecną lub planowaną działalnością – podnoszenie kwalifikacji potrzebnych w codziennej pracy albo przygotowanie do usługi, którą dopiero chcesz dodać do oferty.
Związek może dotyczyć także przyszłości. W niektórych rozstrzygnięciach z ostatnich lat organy podatkowe uznały za koszt szkolenie odbyte krótko przed założeniem firmy, bo dawało kwalifikacje niezbędne do świadczenia konkretnych usług – np. specjalistyczny kurs serwisowania urządzeń grzewczych przed rejestracją firmy serwisowej. Podkreślały jednak, że wydatek i rozpoczęcie działalności przypadły na ten sam rok podatkowy, a stanowiska nie są jednolite. Termin takiego kursu warto więc zaplanować z rozwagą.
Urzędnicy sprawdzają, czy temat szkolenia pasuje do tego, czym faktycznie się zajmujesz. Nie wymagają, by kurs od razu zwiększył przychody, ale oczekują, że potrafisz ten związek rzeczowo wyjaśnić. Pamiętaj też, że na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych kosztów nie odliczasz – szkolenie nie zmniejszy tam podatku, a jeśli rozliczasz VAT jako czynny podatnik, możesz co najwyżej odliczyć VAT z faktury.
Najłatwiej obronić szkolenia ściśle branżowe: kurs programu graficznego dla grafika, certyfikat technologiczny dla programisty, szkolenie ze zmian w przepisach dla pośrednika w obrocie nieruchomościami albo kurs obsługi maszyny kupionej do firmy. Więcej wątpliwości budzą wydatki, które mogą służyć zarówno działalności, jak i Tobie prywatnie.
Organy podatkowe i sądy administracyjne oceniają takie sprawy indywidualnie. Przy wysokim wydatku i niejasnym związku z firmą możesz wcześniej wystąpić do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o interpretację indywidualną, czyli pisemne stanowisko w Twojej sprawie – jeśli rzetelnie opiszesz sytuację, zastosowanie się do niej nie może Ci szkodzić. Typowe przypadki graniczne wyglądają tak:
Przy kontroli samo zapewnienie, że szkolenie było potrzebne, nie wystarczy. Urzędnik będzie chciał zobaczyć, za co zapłaciłeś, czego dotyczyły zajęcia i czy rzeczywiście w nich uczestniczyłeś. Kompletuj dokumenty od razu, bo po kilku latach trudno odtworzyć program kursu czy uzyskać zaświadczenie od organizatora. Przygotuj przede wszystkim:
Jeśli szkolenie jest kosztem, możesz też rozliczyć wyjazd: bilety lub inne koszty przejazdu oraz nocleg. Jako przedsiębiorca możesz dodatkowo ująć dietę, czyli ryczałt na wyżywienie w podróży służbowej – najwyżej w wysokości przysługującej pracownikom. Wyjazd dokumentujesz wewnętrznym rozliczeniem podróży służbowej z dołączonymi fakturami. Uwaga na VAT: od usług noclegowych i gastronomicznych co do zasady nie można go odliczyć.
Samo szkolenie bywa opodatkowane stawką 23% – wtedy czynny podatnik VAT odlicza podatek, jeśli usługa służy jego sprzedaży opodatkowanej. Wiele usług edukacyjnych jest jednak zwolnionych z VAT, m.in. kształcenie w uczelniach i szkołach, nauka języków obcych oraz szkolenia zawodowe prowadzone przez podmioty z akredytacją kuratora oświaty (w zakresie nią objętym) albo finansowane w całości lub co najmniej w 70% ze środków publicznych. Wtedy nie ma czego odliczyć, a kosztem jest cała kwota.
Za udział w stacjonarnej konferencji za granicą zwykle zapłacisz VAT kraju, w którym się ona odbywa, bo tam jest miejsce świadczenia takiej usługi. Tego podatku nie odliczysz w polskiej deklaracji VAT – czynny podatnik może najwyżej ubiegać się o jego zwrot w osobnej procedurze, jeśli pozwalają na to przepisy kraju organizatora. Przy porównywaniu ofert patrz więc na cenę brutto.
Szkolenia, które opłacasz pracownikom, są kosztem firmy, jeśli wiążą się z ich pracą. Zgodnie z Kodeksem pracy szkolenia, które pracodawca musi zapewnić na podstawie przepisów, regulaminu lub umowy, oraz te odbywane na polecenie przełożonego odbywają się na jego koszt i w miarę możliwości w godzinach pracy. Czas takiego szkolenia poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy.
Gdy pracownik podnosi kwalifikacje z Twojej inicjatywy lub za Twoją zgodą, możesz pokryć m.in. opłaty za naukę, przejazd i zakwaterowanie. W pisemnej umowie możesz zobowiązać go do pozostania w firmie maksymalnie przez 3 lata – jeśli odejdzie wcześniej, np. składając wypowiedzenie, zwróci proporcjonalną część kosztów. Świadczenia na podnoszenie kwalifikacji przyznane na podstawie Kodeksu pracy są po stronie pracownika zwolnione z PIT, z wyjątkiem wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienie z pracy na zajęcia.
Masz na oku konkretne szkolenie lub studia i nie wiesz, jak je rozliczyć? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – ocenimy Twoją sytuację, najlepiej jeszcze przed zapisem.
Podstawa prawna: art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 52 i art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT; art. 28g ust. 1, art. 43 ust. 1 pkt 26, 28 i 29 oraz art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT; § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień; art. 94¹³ oraz art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
„Wrzucenie w koszty” nie sprawia, że zakup staje się darmowy. Koszt obniża dochód, więc oszczędzasz tyle, ile wynosi Twoja stawka podatku od wartości wydatku: 12% (a przy wyższych dochodach 32%) na skali podatkowej albo 19% na podatku liniowym. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, zwykle odliczasz też VAT z faktury, a na ryczałcie koszty w ogóle nie zmniejszają podatku.
Na skali podatkowej i podatku liniowym podatek liczysz od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodów – wydatki, które prawo pozwala odjąć przy obliczaniu podatku. Każde 100 zł kosztu to więc 12 zł mniej podatku na skali (32 zł, jeśli Twój roczny dochód przekracza 120 000 zł) albo 19 zł mniej na liniowym. Resztę, od 68 do 88 zł, płacisz sam – nie licząc składki zdrowotnej. Gdy dochód na skali nie przekracza 30 000 zł rocznie, podatku i tak nie płacisz, więc koszt go nie obniży.
Czynny podatnik VAT, czyli zarejestrowany i niekorzystający ze zwolnienia, zwykle odlicza VAT z faktury zakupowej w deklaracji, a do kosztów wpisuje kwotę netto. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, kosztem jest kwota brutto. Na skali i liniowym koszt obniża też dochód, od którego liczysz składkę zdrowotną (9% albo 4,9%), chyba że płacisz składkę minimalną. Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych podatek liczysz od przychodu, a składka zależy od progów przychodu, więc koszty nie mają na nie wpływu.
Ustawa o PIT uznaje za koszt wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, o ile nie ma go na liście wyłączeń. Wydatek nie musi od razu przynieść zarobku – liczy się racjonalny związek z Twoją działalnością. W praktyce sprawdź, czy spełnia jednocześnie cztery warunki:
Rzeczy stanowiące Twoją własność, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone do używania w firmie dłużej niż rok – na przykład komputer, maszyna czy meble – to środki trwałe. Jeśli wartość takiej rzeczy nie przekracza 10 000 zł (netto u czynnego podatnika VAT, brutto u zwolnionego), możesz zaliczyć cały wydatek do kosztów w miesiącu, w którym zaczniesz jej używać. Droższy składnik wpisujesz do ewidencji środków trwałych i rozliczasz stopniowo przez amortyzację, czyli odpisy liczone według rocznych stawek z ustawy.
Rozliczenie można czasem przyspieszyć. Mały podatnik (sprzedaż brutto do równowartości 2 mln euro w poprzednim roku) oraz przedsiębiorca w roku rozpoczęcia działalności mogą w ramach pomocy de minimis, czyli pomocy publicznej o ograniczonej wartości, jednorazowo amortyzować środki trwałe z grup 3–8 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), poza samochodami osobowymi – do równowartości 50 000 euro rocznie. Jest też jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowych środków trwałych z grup 3–6 i 8, do 100 000 zł rocznie. Obie ulgi mają dodatkowe warunki.
Przykład: kupujesz do firmy telefon za 2 000 zł netto plus 23% VAT, czyli 460 zł – razem 2 460 zł. Jesteś czynnym podatnikiem VAT, więc 460 zł odliczasz w deklaracji, a 2 000 zł możesz od razu zaliczyć do kosztów, bo to mniej niż 10 000 zł. Zakładamy, że Twój dochód mieści się w pierwszym progu skali i przekracza kwotę wolną od podatku.
Na skali podatkowej (12%) podatek spada o 240 zł, więc telefon realnie kosztuje Cię 1 760 zł. Na podatku liniowym (19%) oszczędzasz 380 zł, a realny koszt wynosi 1 620 zł. Jeśli Twoja składka zdrowotna jest wyższa od minimalnej, spadnie ona dodatkowo o 180 zł na skali (9%) albo o 98 zł na liniowym (4,9%) – o ile nie zejdzie przy tym do poziomu minimalnego.
Gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT, kosztem jest cała kwota 2 460 zł, a podatek spadnie o 295,20 zł na skali albo o 467,40 zł na liniowym. Na ryczałcie podatek się nie zmieni: jako czynny podatnik VAT odzyskasz tylko 460 zł VAT, więc telefon kosztuje Cię 2 000 zł, a jeśli jesteś zwolniony z VAT – pełne 2 460 zł.
Wokół kosztów narosło wiele uproszczeń. Część z nich zachęca do zakupów, które finansowo się nie opłacają, a inne kończą się po kontroli korektą rozliczeń i dopłatą podatku z odsetkami. Zanim kupisz coś „w koszty”, porównaj kilka popularnych przekonań z tym, jak przepisy działają w rzeczywistości:
Chcesz sprawdzić, ile konkretny zakup naprawdę zaoszczędzi Twojej firmie? Zapytaj w Biurze Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – policzymy to na Twoich liczbach.
Podstawa prawna: art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 pkt 1 lit. b, pkt 15 i pkt 23 ustawy o PIT; art. 22a ust. 1, art. 22d ust. 1 i art. 22g ust. 3 ustawy o PIT; art. 22k ust. 7 i ust. 14 ustawy o PIT; art. 27 ust. 1 i art. 30c ust. 1 ustawy o PIT.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
W jednoosobowej działalności pieniądze firmy są Twoje – możesz je przelać na prywatne konto i sama wypłata nie jest opodatkowana. W spółce z o.o. jest inaczej: pieniądze należą do spółki, a wypłacisz je tylko na konkretnej podstawie, np. jako dywidendę, wynagrodzenie albo zwrot wydatków. Od tej podstawy zależą podatki i składki.
Jednoosobowa działalność nie jest odrębnym podmiotem – firma to Ty. Przelew z konta firmowego na prywatne, tzw. wypłata własna, nie jest ani kosztem, ani przychodem i nie trafia do ewidencji podatkowej. Tak samo wpłata prywatnych pieniędzy do firmy nie jest przychodem. Nie możesz natomiast wypłacić sobie „pensji” jako kosztu, bo wartości własnej pracy nie zalicza się do kosztów.
Podatek i składkę zdrowotną płacisz od dochodu (na ryczałcie – od przychodu), niezależnie od tego, ile wypłacisz. Jeśli zostawisz pieniądze na koncie, podatek i tak trzeba zapłacić. Jeśli wypłacisz więcej, niż wynosi zysk firmy, podatek nie wzrośnie, ale może zabraknąć pieniędzy na zobowiązania. U czynnego podatnika VAT część środków na koncie to podatek, który trzeba oddać.
Przepisy nie wymagają od każdej JDG osobnego konta firmowego. Płatności z innymi przedsiębiorcami, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, muszą jednak przejść przez rachunek płatniczy, np. konto bankowe. U czynnych podatników VAT konto firmowe jest w praktyce potrzebne, m.in. ze względu na białą listę, czyli publiczny wykaz podatników VAT z numerami kont. Kilka zasad ułatwi Ci życie:
Spółka jest osobą prawną, więc jej pieniądze nie są Twoje, nawet jeśli masz wszystkie udziały. Podstawową drogą wypłaty zysku jest dywidenda. Zgromadzenie wspólników zatwierdza sprawozdanie finansowe – do sześciu miesięcy po końcu roku obrotowego – i podejmuje uchwałę o podziale zysku. Uchwała może określić termin wypłaty, a gdy upoważnia do tego umowa spółki – także dzień dywidendy, czyli dzień ustalenia listy uprawnionych wspólników. Umowa spółki może też dopuścić – pod dodatkowymi warunkami – zaliczki na poczet dywidendy.
Do podziału można przeznaczyć zysk za ostatni rok obrotowy, powiększony o niepodzielone zyski z lat ubiegłych i niektóre kapitały utworzone z zysku, a pomniejszony m.in. o niepokryte straty. Wspólnicy nie mogą też otrzymać z żadnego tytułu pieniędzy potrzebnych do pełnego pokrycia kapitału zakładowego.
Wcześniej zysk spółki jest opodatkowany CIT – 9% albo 19%, zależnie od wielkości i sytuacji spółki. Od dywidendy spółka jako płatnik, czyli podmiot pobierający i wpłacający podatek, potrąca 19% podatku i przekazuje go do urzędu skarbowego. Przykład: w uproszczeniu, przy 100 000 zł zysku i CIT 9% spółce zostaje 91 000 zł. Po pobraniu 17 290 zł podatku od dywidendy wspólnik otrzymuje 73 710 zł.
Jeśli zarządzasz spółką, możesz otrzymywać wynagrodzenie, które jest dla niej kosztem. Umowę z członkiem zarządu w imieniu spółki zawiera rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Gdy jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, co do zasady potrzebny jest akt notarialny.
Wynagrodzenie obniża podatek spółki, ale Ty płacisz od niego podatek według skali i – zależnie od podstawy – składki. Dywidenda nie jest kosztem spółki, za to nie wiąże się ze składkami. Która droga wychodzi taniej, zależy od kwot i Twojej sytuacji, dlatego warto to policzyć przed decyzją. Najczęściej spotykane podstawy wypłat to:
Jeśli zapłacisz za spółkę z prywatnych pieniędzy, np. za zakup na fakturę wystawioną na spółkę, spółka może Ci te wydatki zwrócić – taki zwrot nie jest Twoim dochodem. Spółka może też udzielić Ci pożyczki, a członkowi zarządu – za zgodą zgromadzenia wspólników. Zadbaj o pisemną umowę, rynkowe oprocentowanie i realną spłatę. Pożyczka nieoprocentowana albo umorzona może oznaczać przychód do opodatkowania.
Spółka na estońskim CIT, czyli ryczałcie od dochodów spółek, co do zasady płaci podatek dopiero przy wypłacie zysku: 10% (mały podatnik lub rozpoczynający działalność) albo 20%. Wspólnik płaci od dywidendy 19% PIT, ale ten podatek pomniejsza się o 90% (przy stawce 10%) lub 70% (przy stawce 20%) ryczałtu przypadającego na jego udział. Świadczenia dla wspólnika inne niż dywidenda, wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, to tzw. ukryte zyski – również opodatkowane ryczałtem. Ustawa wymienia wśród nich m.in. kwotę pożyczki udzielonej wspólnikowi.
Najczęstsze błędy to traktowanie konta spółki jak prywatnego, opłacanie z niego prywatnych wydatków i wypłaty bez uchwały lub umowy. Wspólnik, który otrzymał wypłatę wbrew przepisom albo umowie spółki, musi ją zwrócić, a członkowie organów spółki odpowiedzialni za wypłatę odpowiadają za zwrot razem z nim. Każdy przelew do Ciebie powinien mieć podstawę w dokumencie: uchwale, umowie albo rozliczeniu wydatku.
Planujesz wypłatę pieniędzy ze spółki albo chcesz uporządkować finanse swojej JDG? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – omówimy Twoją sytuację i dobierzemy właściwą drogę.
Podstawa prawna: art. 30a ust. 1 pkt 4 i ust. 19 ustawy o PIT; art. 28m ust. 3 ustawy o CIT; art. 15 § 1 i art. 210 Kodeksu spółek handlowych; art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, wydatki na delegację pracownika nie zmniejszą Twojego podatku, bo ryczałt płacisz od przychodu, bez odliczania kosztów. Twoje obowiązki jako pracodawcy pozostają jednak takie same: pracownik ma prawo do diety i zwrotu kosztów podróży, a prawidłowo rozliczone należności są dla niego wolne od PIT i składek ZUS.
Podróż służbowa, potocznie nazywana delegacją, to wykonywanie na Twoje polecenie zadania poza miejscowością, w której jest siedziba firmy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika. Za taki wyjazd pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży – bez względu na formę opodatkowania pracodawcy. Ryczałt wpływa wyłącznie na Twój podatek: wypłacone kwoty nie obniżą przychodu, od którego go liczysz.
Zasady zwrotu kosztów możesz określić w regulaminie wynagradzania, a jeśli nie musisz go mieć – także w umowie o pracę. Dieta nie może jednak być niższa niż dieta krajowa przewidziana dla pracowników sfery budżetowej. Jeśli nie masz własnych zasad, stosujesz zasady z rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej – i na nim opiera się dalsza część tekstu.
Ponieważ przy ryczałcie koszty wyjazdów nie obniżają podatku, warto uwzględnić je już przy ustalaniu ceny usług. Jeśli obciążasz nimi klienta, na przykład doliczając je do faktury, taka kwota co do zasady staje się Twoim przychodem opodatkowanym ryczałtem – bez możliwości odjęcia tego, co wypłaciłeś pracownikowi. Refakturowanie, czyli przenoszenie kosztów podróży na klienta, nie jest zatem przy ryczałcie neutralne podatkowo.
Podstawą większości kwot jest dieta, czyli stała kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Pełna dieta krajowa wynosi obecnie 45 zł za dobę. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt rozporządzenia podnoszącego ją do 60 zł, ale w chwili pisania tego tekstu (wrzesień 2026 r.) nowe przepisy nie weszły w życie. Przed rozliczeniem sprawdź więc aktualną stawkę, bo od diety zależą też limity noclegowe i ryczałty.
Dietę zmniejsza się, gdy pracownik ma zapewnione posiłki, także w cenie hotelu: o 25% za śniadanie, o 50% za obiad i o 25% za kolację. Przykład: wyjazd trwa od 7:00 do 14:00 następnego dnia, czyli 31 godzin. Za pełną dobę należy się 45 zł, za kolejne 7 godzin – połowa diety, czyli 22,50 zł. Razem 67,50 zł, a po potrąceniu śniadania w hotelu (11,25 zł) – 56,25 zł. Pełna lista należności:
Kodeks pracy nie narzuca wzoru polecenia wyjazdu służbowego, ale podróż musi odbyć się na Twoje polecenie. Najlepiej wydać je na piśmie lub mailem i wskazać cel, miejsce, termin oraz środek transportu. Taki dokument pokazuje, że wyjazd był zadaniem służbowym, a nie zwykłym dojazdem do pracy – co ma znaczenie dla zwolnienia należności z PIT i ZUS.
Według rozporządzenia pracownik rozlicza koszty podróży najpóźniej w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Dołącza rachunki, faktury i bilety – nie dotyczy to diet i ryczałtów. Jeśli dowodu nie da się przedstawić, składa pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynie braku dokumentu. Przy ryczałcie nie księgujesz tych kwot jako kosztu, ale przechowuj rozliczenia razem z dokumentacją płacową.
Te same dokumenty sprawdzą się przy wyjazdach zagranicznych, choć obowiązują tam inne stawki. Diety i limity noclegowe zależą od kraju docelowego, a za zapewnione posiłki potrąca się 15% diety za śniadanie oraz po 30% za obiad i kolację. Minimum z Kodeksu pracy dotyczy także wyjazdów za granicę – dieta nie może być niższa od krajowej.
Diety i inne należności za podróż służbową pracownika są zwolnione z PIT do wysokości określonej w rozporządzeniu (odrębne zasady dotyczą kierowców w międzynarodowym transporcie drogowym). W tych samych granicach nie wlicza się ich do podstawy składek ZUS. Jeśli płacisz więcej – na przykład wyższą dietę albo wyższą stawkę za kilometr – nadwyżka jest zwykłym przychodem pracownika: doliczasz ją do wynagrodzenia, pobierasz od niej zaliczkę na podatek i naliczasz składki.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, kwestia odliczeń Cię nie dotyczy. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, pamiętaj, że podatku z faktur za hotel i usługi gastronomiczne nie odliczysz – wprost zakazuje tego ustawa o VAT. Przy innych wydatkach związanych z firmą, np. biletach kolejowych, odliczenie jest co do zasady możliwe na ogólnych warunkach.
Opisane zasady dotyczą osób zatrudnionych na umowę o pracę. Zleceniobiorca czy współpracownik rozliczający się fakturą nie odbywa podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy, o ile w praktyce nie pracuje jak pracownik – od 8 lipca 2026 r. inspekcja pracy może w takiej sytuacji stwierdzić decyzją istnienie stosunku pracy. Zwrot kosztów wyjazdów takiej osoby wynika z zawartej umowy, a skutki w PIT i ZUS ocenia się według innych reguł – warto je ustalić, zanim wyślesz ją w trasę.
Przy rozliczaniu podróży służbowych warto pilnować dwóch rzeczy: czy wyjazd jest rzeczywiście podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy i czy wypłacone kwoty mieszczą się w limitach z rozporządzenia. Kłopoty zwykle biorą się z kilku powtarzających się pomyłek, których łatwo uniknąć przy odrobinie porządku w dokumentach. Zwróć uwagę zwłaszcza na:
Chcesz uporządkować zasady delegacji w swojej firmie? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – omówimy Twoją sytuację i pomożemy przygotować dokumenty.
Podstawa prawna: art. 77⁵ Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT; § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Od 8 lipca 2026 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, na mocy której okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą, że osoba na umowie zlecenia lub kontrakcie B2B jest w rzeczywistości pracownikiem. Doszły też kontrole zdalne, szersza wymiana danych z ZUS i administracją skarbową oraz wyższe grzywny. Jeśli korzystasz z umów cywilnoprawnych, warto je teraz przejrzeć.
Chodzi o ustawę z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. Prezydent podpisał ją 2 kwietnia 2026 r., a w lipcu złożył wniosek do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej, m.in. w sprawie decyzji inspektorów i wyższych grzywien. Taki wniosek nie wstrzymuje stosowania przepisów. Definicja stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy się nie zmieniła. Zmieniło się to, kto i w jaki sposób może ją egzekwować.
Poszerzył się krąg kontrolowanych: w zakresie BHP, legalności zatrudnienia i umów cywilnoprawnych zawieranych zamiast umów o pracę PIP może skontrolować także firmę bez pracowników, jeśli pracują lub w ciągu roku przed kontrolą pracowały na jej rzecz osoby fizyczne – również samozatrudnione. W uzasadnionych przypadkach kontrola lub jej część może odbyć się zdalnie, pocztą albo przez środki komunikacji elektronicznej, a inspektor może zażądać transmisji online.
Inspektor może żądać dokumentów, w tym akt osobowych, w postaci elektronicznej, a protokół kontroli również może być elektroniczny. Tryb zdalny nie odbiera mu prawa do wizyty w firmie. ZUS udostępnia PIP elektronicznie swoje dane, m.in. o zgłoszeniach do ubezpieczeń i umowach o dzieło, a PIP przekazuje ZUS dane ustalone podczas kontroli. Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępnia obu instytucjom, w niezbędnym zakresie, dane z deklaracji i informacji podatkowych.
Umowa cywilnoprawna – zlecenie, dzieło czy kontrakt B2B – nie zamienia się w etat automatycznie. Procedura zawsze zaczyna się od kontroli, a decyzję wydaje okręgowy inspektor pracy, czyli szef regionalnego inspektoratu. Uwzględnia on wolę stron, ale tylko wtedy, gdy nie jest ona sprzeczna z prawem i nie zmierza do obejścia przepisów. Kolejne etapy wyglądają tak:
Co do zasady decyzja nie działa wstecz – umowę o pracę uznaje się za zawartą z dniem jej wydania. O ustalenie stosunku pracy za wcześniejszy okres inspektor może wystąpić do sądu pracy z pozwem. Decyzja staje się wykonalna po upływie terminu na odwołanie albo po prawomocnym wyroku. Rygor natychmiastowej wykonalności, czyli obowiązek wykonania mimo odwołania, dopuszczono tylko wobec osób szczególnie chronionych przed zwolnieniem, np. kobiet w ciąży.
Gdy decyzja stanie się ostateczna albo zapadnie prawomocny wyrok, masz 7 dni na zgłoszenie tej osoby do ubezpieczeń jako pracownika. Nie pomoże zakończenie współpracy z Twojej inicjatywy ani wygaśnięcie umowy po rozpoczęciu kontroli – wtedy za dzień zawarcia umowy o pracę uznaje się dzień rozpoczęcia kontroli, a ta osoba korzysta z ochrony przed zwolnieniem jak pracownik. Samo wydanie decyzji nie może być też powodem zwolnienia tej osoby ani jej niekorzystnego traktowania.
Punktem odniesienia jest art. 22 § 1 Kodeksu pracy: praca określonego rodzaju na rzecz firmy, pod jej kierownictwem, w miejscu i czasie przez nią wyznaczonym, za wynagrodzeniem. Nazwa umowy nie ma znaczenia. Sygnały ostrzegawcze to m.in. stałe godziny i miejsce pracy narzucane przez Ciebie, bieżące polecenia przełożonego, brak możliwości zastępstwa, stała stawka niezależna od efektów i „urlop” uzgadniany jak na etacie.
Jeśli masz wątpliwości co do konkretnej umowy, możesz wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną, czyli pisemną ocenę opisanej przez Ciebie sytuacji. Opłata wynosi 40 zł za każdą opisaną sytuację, a odpowiedź ma przyjść w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Jeśli się do niej zastosujesz, nie grożą Ci w tym zakresie sankcje – pod warunkiem że opis we wniosku zgadza się ze stanem faktycznym.
Za zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę sąd może wymierzyć grzywnę od 2000 do 60 000 zł, a inspektor w mandacie – do 5000 zł. Jeśli ktoś był już co najmniej dwukrotnie ukarany za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i w ciągu dwóch lat od ostatniego ukarania popełni kolejne, mandat może wynieść do 10 000 zł. Nowe przepisy obejmują też umowy zawarte przed 8 lipca 2026 r., które nadal trwają. Kto do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zastąpi taką umowę umową o pracę, nie odpowie za to wykroczenie.
Wyznacz osobę do kontaktu z inspektorem i sprawdź, czy sprzęt oraz łącze pozwolą na ewentualną transmisję online. Przed podpisaniem protokołu przeczytaj go uważnie – w ciągu 7 dni masz prawo zgłosić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń, a inspektor musi je zbadać. Jeśli dostaniesz polecenie dotyczące umowy cywilnoprawnej, pilnuj wyznaczonego terminu, bo jego niewykonanie otwiera drogę do decyzji.
Kontrola zwykle zaczyna się od prośby o dokumenty, a przy kontroli zdalnej – o ich przesłanie. Dobrze mieć je uporządkowane i gotowe także w wersji elektronicznej, żeby nie kompletować ich w pośpiechu, gdy inspektor już czeka. Dotyczy to również dokumentów osób współpracujących spoza etatu. Zwykle chodzi o:
Jeśli współpracujesz z osobami na zleceniu lub B2B i chcesz sprawdzić, czy te umowy obronią się podczas kontroli, skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim.
Podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2026 r. poz. 473); art. 11 ust. 1 pkt 7a i ust. 2, art. 33a oraz art. 34 ust. 2b–2l ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy; art. 22 § 1 Kodeksu pracy; art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Fakturę wystawia się przy sprzedaży dla firm, a paragon z kasy – przy sprzedaży dla osób prywatnych, które mogą później poprosić o fakturę. Kupując dla firmy, dostaniesz fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy przed wydrukiem podałeś NIP, bo później nie da się go dopisać. VAT odliczysz co do zasady tylko z faktury, a zwykły paragon w kosztach bywa kwestionowany, dlatego przy zakupach firmowych warto od razu zadbać o właściwy dokument.
Rodzaj dokumentu zależy przede wszystkim od tego, kto kupuje. Jeśli sprzedajesz innemu przedsiębiorcy albo osobie prawnej, np. stowarzyszeniu, masz obowiązek wystawić fakturę. Jeśli sprzedajesz osobie prywatnej, czyli konsumentowi, zwykle rejestrujesz sprzedaż na kasie fiskalnej i wydajesz paragon. Wyjątki dotyczą firm zwolnionych z obowiązku używania kasy oraz sprzedawców zwolnionych z VAT, którzy faktury wystawiają dopiero na żądanie klienta. Czynny podatnik VAT, czyli firma rozliczająca VAT z urzędem skarbowym, wystawia fakturę dla firmy co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.
Od 2026 roku faktury dla firm co do zasady wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), czyli państwowej platformie do faktur elektronicznych – podatnicy ze sprzedażą (z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024 roku od 1 lutego, a pozostali od 1 kwietnia 2026 roku, z wyjątkami przejściowymi do końca roku, m.in. dla faktur z kasy, paragonów z NIP-em uznawanych za faktury i dla firm wystawiających faktury na łącznie do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Tak, ale tylko wtedy, gdy na paragonie jest Twój NIP. Od 2020 roku fakturę dla firmy do sprzedaży zarejestrowanej na kasie wolno wystawić wyłącznie do paragonu z numerem NIP nabywcy (wyjątkiem są usługi taksówek osobowych). Dlatego NIP podajesz przy kasie, zanim sprzedawca zamknie paragon. Jeśli tego nie zrobisz, jesteś traktowany jak konsument, a po wydruku nie da się już tego zmienić ani dopisać numeru długopisem.
Sprzedawca, który mimo to wystawi fakturę dla firmy do paragonu bez NIP-u, ryzykuje sankcję, czyli tzw. dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 100% VAT z tej faktury. Taka sama sankcja grozi kupującemu, który ujmie taką fakturę w swojej ewidencji VAT, czyli rejestrze zakupów. Bez NIP-u na paragonie faktury na firmę więc już nie dostaniesz, a sam paragon nie da Ci prawa do odliczenia VAT.
A ile masz czasu? Przepisy dają 3 miesiące, licząc od końca miesiąca zakupu lub zapłaty, na zgłoszenie żądania faktury tam, gdzie sprzedawca nie musiał jej wystawić z własnej inicjatywy – czyli przy sprzedaży dla konsumentów i u sprzedawców zwolnionych z VAT. Przykład: przy zakupie 10 marca prośbę trzeba zgłosić najpóźniej 30 czerwca. Gdy kupujesz dla firmy u czynnego podatnika VAT, faktura należy Ci się niezależnie od prośby, ale najlepiej upomnij się o nią od razu.
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, podatek od zakupu odliczysz co do zasady tylko na podstawie faktury – i tylko wtedy, gdy zakup służy Twojej sprzedaży opodatkowanej. Zwykły paragon bez NIP-u nie daje prawa do odliczenia, nawet jeśli widać na nim kwotę VAT. W 2026 roku paragon z Twoim NIP-em na kwotę do 450 zł brutto sam jest tzw. fakturą uproszczoną (od 2027 roku to się zmienia) – szczegóły opisujemy w osobnym artykule w Poradniku.
W podatku dochodowym sprawa jest mniej jednoznaczna. Przepisy o podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) dopuszczają jako dowód także inne dokumenty niż faktura, jeśli zawierają określone dane, m.in. wystawcę, datę, przedmiot i wartość zakupu. Paragon bez NIP-u może więc w niektórych sytuacjach udokumentować koszt, ale organy podatkowe oceniają to różnie. Zdarzają się interpretacje, w których sam paragon bez danych nabywcy uznano za niewystarczający dowód.
Dlatego przy zakupach firmowych najbezpieczniej mieć fakturę. Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, wydatki nie obniżają podatku dochodowego, więc rodzaj dokumentu ma znaczenie głównie dla VAT. Z kolei przy zwolnieniu z VAT nie odliczasz podatku z żadnych faktur, ale przy rozliczeniu na skali lub podatkiem liniowym dokument nadal decyduje o tym, czy bez obaw ujmiesz wydatek w kosztach.
Od 2026 roku część dokumentów zakupowych dociera do firmy inną drogą niż dotąd. Jeśli sprzedawca wystawia już faktury w KSeF, faktura z Twoim NIP-em trafi do systemu i tam będzie dostępna, a wydruk czy plik PDF jest tylko jej wizualizacją. Ustal z osobą prowadzącą Twoje księgi, kto i jak często pobiera faktury z KSeF. Paragony, a w 2026 roku także faktury wystawione poza systemem (np. z kasy albo przez najmniejsze firmy), nadal dostarczasz samodzielnie.
Większości kłopotów z dokumentami można uniknąć jeszcze przy kasie. Wystarczy kilka prostych nawyków, które warto przekazać także pracownikom robiącym zakupy dla firmy – dzięki nim faktury i paragony trafią do księgowości kompletne, a Ty nie będziesz musiał prosić sprzedawców o zmiany, na które przepisy już nie pozwalają.
Masz wątpliwości, jak udokumentować konkretny zakup albo sprzedaż? Zapytaj w Biurze Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – przeanalizujemy Twoją sytuację i podpowiemy, jaki dokument będzie właściwy.
Podstawa prawna: art. 106b ust. 1–3 i art. 106i ust. 1 ustawy o VAT; art. 106b ust. 5–7 oraz art. 109a ustawy o VAT; art. 106ga ust. 1 oraz art. 145l–145n ustawy o VAT; § 6 ust. 3 i § 7 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Rachunek z restauracji może być kosztem podatkowym, ale tylko wtedy, gdy wydatek nie jest reprezentacją. O tym decyduje przede wszystkim cel: jeśli posiłek ma głównie budować wizerunek firmy i dobre relacje z kontrahentami, do kosztów go nie zaliczysz. VAT z usług gastronomicznych co do zasady nie podlega odliczeniu – niezależnie od tego, jak potraktujesz wydatek w podatku dochodowym.
Ustawa o PIT wyłącza z kosztów wydatki na reprezentację, „w szczególności” na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholu. Identyczny przepis zawiera ustawa o CIT, więc zasady są wspólne dla jednoosobowej firmy i spółki z o.o. – odrębne reguły dotyczą spółki rozliczającej się estońskim CIT, czyli ryczałtem od dochodów spółek. Ustawy nie definiują jednak reprezentacji, a słowa „w szczególności” oznaczają, że rachunek z restauracji nie jest nią automatycznie.
Najważniejszą wskazówką pozostaje wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie siedmiu sędziów z 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11). Sąd uznał, że reprezentacja to wydatki, których wyłącznym lub dominującym celem jest wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy. Podobnie przyjął Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 r., czyli w wyjaśnieniu przepisów skierowanym do wszystkich podatników. Wskazał w niej też, że nie decyduje wystawność ani miejsce – poczęstunek podczas rozmów z kontrahentami może być kosztem zarówno w siedzibie firmy, jak i poza nią.
Nie myl przy tym reprezentacji z reklamą. Wydatki na reklamę – ogłoszenia, ulotki, materiały promocyjne – co do zasady są kosztem, bo służą zachęceniu klientów do zakupu Twoich towarów lub usług. Granica bywa jednak cienka, na przykład przy poczęstunku na stoisku targowym czy degustacji, dlatego takie sytuacje trzeba oceniać indywidualnie, patrząc na ich główny cel.
W praktyce liczy się to, czemu służyło spotkanie. Posiłek przy rozmowach o konkretnej umowie, zleceniu czy warunkach współpracy łatwiej obronić jako koszt niż kolację, która miała podziękować klientowi albo „podtrzymać relacje”. Im wyraźniej potrafisz wskazać temat rozmowy i jej związek z przyszłymi przychodami, tym mocniejsza jest Twoja pozycja w razie kontroli.
Organy podatkowe oceniają każdą sprawę indywidualnie, a rachunki z restauracji bywają przez nie kwestionowane – spory na ten temat regularnie trafiają do sądów administracyjnych. Nie istnieje lista wydatków zawsze bezpiecznych, a ostateczna ocena zależy od okoliczności konkretnego spotkania. Pomocne może być jednak proste rozróżnienie typowych sytuacji:
Posiłki pracownika w podróży służbowej to nie reprezentacja, lecz koszt podróży, który pokrywa dieta. Jeśli zapewniasz pracownikowi posiłki, dieta odpowiednio maleje. Ty sam, rozliczając się według skali lub podatkiem liniowym, możesz ująć w kosztach dietę za własny wyjazd służbowy – najwyżej w wysokości przysługującej pracownikom. Rachunków z restauracji za własne posiłki organy zwykle nie uznają za koszt.
Imprezy integracyjne dla pracowników co do zasady nie są reprezentacją, bo nie są skierowane na zewnątrz firmy. W interpretacjach organy podatkowe zwykle uznają je za koszt, jeśli służą integracji i motywacji zespołu. Gdy uczestniczą w nich kontrahenci lub rodziny pracowników, część wydatków przypadającą na te osoby organy często wyłączają z kosztów, a wydatki na alkohol bywają kwestionowane.
Reprezentacją zwykle nie jest też drobne zaopatrzenie biura, takie jak kawa, herbata, woda czy owoce dostępne na co dzień dla wszystkich pracowników. Takie wydatki służą organizacji pracy, a nie budowaniu wizerunku na zewnątrz, więc co do zasady mogą być kosztem. Jeśli tą samą kawą częstujesz klientów podczas rozmów w biurze, ocena z reguły się nie zmienia.
Faktura potwierdza, że zapłaciłeś, ale nie wyjaśnia, po co. Jeśli urząd zakwestionuje wydatek, to Ty musisz wykazać jego związek z przychodem i to, że nie służył budowaniu wizerunku. Nie chodzi o rozbudowane raporty. Wystarczy krótka notatka sporządzona tuż po spotkaniu i przechowywana razem z fakturą, a przy stałych kontrahentach także korespondencja pokazująca, czego dotyczyły rozmowy. Warto, by notatka zawierała:
Ustawa o VAT nie pozwala odliczyć podatku z faktur za usługi gastronomiczne i noclegowe. Wyjątki są wąskie – dotyczą np. firm przewozowych kupujących gotowe posiłki dla pasażerów albo usług noclegowych kupowanych w celu odsprzedaży. Jeśli posiłek jest kosztem w PIT lub CIT, nieodliczony VAT powiększa ten koszt. Jeśli to reprezentacja, do kosztów nie trafi ani kwota netto, ani VAT.
Warto też rozprawić się z kilkoma mitami. Faktura z NIP firmy nie przesądza o koszcie – liczy się cel wydatku. Sam dopisek „spotkanie biznesowe” na fakturze też niczego nie załatwia, jeśli nie potrafisz pokazać, czego spotkanie dotyczyło. Skromny posiłek nie jest automatycznie bezpieczny, a elegancka restauracja nie oznacza z góry reprezentacji.
Jeszcze jedno: jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, w ogóle nie odliczasz kosztów, więc cały spór o reprezentację Cię nie dotyczy. Rachunek z restauracji interesuje Cię wtedy tylko od strony VAT – i to wyłącznie wtedy, gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT. Przy zwolnieniu z VAT nie odliczasz podatku z żadnych faktur.
Masz wątpliwość, jak potraktować konkretny rachunek? Biuro Rachunkowe Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim oceni Twój przypadek i podpowie, jak go udokumentować.
Podstawa prawna: art. 23 ust. 1 pkt 23 i pkt 52 ustawy o PIT; art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT; art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT; wyrok NSA (skład siedmiu sędziów) z 17 czerwca 2013 r., sygn. II FSK 702/11.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Wycofanie samochodu z działalności to coś więcej niż wykreślenie go z ewidencji środków trwałych. Jeśli przy zakupie odliczyłeś VAT – w całości albo w połowie – przekazanie auta na cele prywatne zwykle oznacza VAT należny od jego obecnej wartości. W PIT samo wycofanie nie daje przychodu, ale sprzedaż auta w ciągu sześciu lat nadal rozliczysz w firmie.
Wycofanie oznacza, że samochód przestaje służyć działalności i przechodzi do Twojego majątku prywatnego. W jednoosobowej firmie przez cały czas jesteś jego właścicielem – zmienia się tylko przeznaczenie auta. Nie sporządzasz więc umowy sprzedaży ani darowizny. Decyzję dokumentujesz dowodem wewnętrznym, czyli dokumentem, który sam wystawiasz na potrzeby księgowości, i wykreślasz auto z ewidencji środków trwałych.
Inaczej jest w spółce z o.o. Spółka to odrębny podatnik, więc auto nie może po prostu „przejść” do prywatnego majątku wspólnika. Potrzebna jest sprzedaż, darowizna albo inna czynność prawna, a każda z nich ma własne skutki podatkowe. Wycofanie to także coś innego niż zamknięcie firmy – przy likwidacji działalności auto, od którego odliczyłeś VAT, trafia do spisu z natury i również podlega VAT. Dalsza część tekstu dotyczy wycofania w trakcie prowadzenia jednoosobowej działalności.
Ustawa o VAT traktuje nieodpłatne przekazanie firmowego towaru na Twoje cele osobiste tak jak odpłatną dostawę, czyli w uproszczeniu sprzedaż – jeśli przy zakupie przysługiwało Ci prawo do odliczenia VAT, choćby częściowego. Podstawą opodatkowania nie jest cena z faktury zakupu, lecz cena nabycia takiego samego lub podobnego auta na dzień przekazania, czyli w praktyce jego aktualna wartość rynkowa netto.
Przykład: podobny samochód w takim stanie kosztuje dziś 40 000 zł netto. VAT należny wyniesie 23% tej kwoty, czyli 9 200 zł. Faktura nie jest potrzebna – wystarczy dowód wewnętrzny, a podatek wykazujesz w JPK_V7 za okres, w którym przekazałeś auto. To, czy VAT w ogóle się pojawi, zależy od tego, co działo się przy zakupie:
Przy samochodach obowiązuje szczególny okres korekty: 60 miesięcy, licząc od miesiąca nabycia auta (albo oddania go do używania), a przy aucie o wartości początkowej do 15 000 zł – 12 miesięcy. Jeśli odliczyłeś 100% VAT, a w tym czasie zacząłeś używać auta również prywatnie, musisz skorygować odliczony podatek proporcjonalnie do pozostałej części tego okresu. Zmianę sposobu wykorzystania zgłaszasz też aktualizacją informacji VAT-26 – najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła.
Odwrotna sytuacja dotyczy aut z odliczeniem 50%. Gdy takie auto przekazujesz na cele prywatne i opodatkowujesz VAT przed upływem 60 miesięcy, organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych dopuszczają korektę na Twoją korzyść, czyli odzyskanie części nieodliczonego wcześniej podatku. To uprawnienie, a nie obowiązek, dlatego warto je policzyć jeszcze przed wycofaniem – kwota zależy od liczby miesięcy, które zostały do końca okresu korekty.
W podatku dochodowym samo wycofanie nie tworzy przychodu. Kończysz amortyzację i przestajesz ujmować w kosztach wydatki na paliwo, ubezpieczenie czy naprawy. Ważniejsze jest to, co stanie się później: jeśli sprzedasz auto przed upływem 6 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wycofania, przychód nadal będzie przychodem z działalności. Dotyczy to skali podatkowej, podatku liniowego i ryczałtu.
Na skali i podatku liniowym od ceny sprzedaży odejmiesz niezamortyzowaną część wartości auta (przy samochodzie osobowym – z uwzględnieniem limitów wartości). Na ryczałcie podatek płacisz od całego przychodu. Przykład: auto o wartości początkowej 80 000 zł, mieszczące się w limicie, zamortyzowałeś w kwocie 60 000 zł, a po wycofaniu sprzedajesz je za 30 000 zł. Dochód wyniesie 30 000 zł minus 20 000 zł, czyli 10 000 zł.
Po upływie sześciu lat sprzedaż wycofanego auta nie ma już skutków w PIT – nie powstanie przychód ani w firmie, ani z prywatnej sprzedaży, bo od zakupu minęło dużo więcej niż pół roku. Niezależnie od terminu sprzedaż samochodu, który jest już Twoją prywatną własnością, co do zasady nie podlega VAT – ten podatek rozliczyłeś przy wycofaniu, jeśli było ono opodatkowane.
Samochód w leasingu operacyjnym nie jest Twoim środkiem trwałym – amortyzuje go leasingodawca, a Ty korzystasz z auta na podstawie umowy. Nie możesz go więc „wycofać” w trakcie leasingu. Jeśli po zakończeniu umowy wykupisz auto do firmy, możesz wprowadzić je do ewidencji środków trwałych – wtedy przy późniejszym wycofaniu obowiązują opisane wyżej zasady. Jeśli wykupisz je do majątku prywatnego, sprzedaż przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca po wykupie co do zasady także da przychód z działalności. Ta zasada dotyczy wykupów dokonanych po 2021 r.
Niezależnie od tego, jak auto trafiło do firmy, przed wycofaniem przygotuj komplet dokumentów. Ułatwią one rozliczenie VAT i PIT, a w razie kontroli pokażą, skąd wzięła się przyjęta wartość samochodu i od kiedy dokładnie przestał on służyć działalności. W praktyce warto mieć:
Planujesz wycofać samochód z działalności? Zapytaj Biuro Rachunkowe Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – jeszcze przed decyzją policzymy skutki w VAT i PIT dla Twojego auta.
Podstawa prawna: art. 7 ust. 2 i art. 29a ust. 2 ustawy o VAT; art. 86a ust. 14 i art. 90b ustawy o VAT; art. 10 ust. 2 pkt 3 w zw. z art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT; art. 10 ust. 2 pkt 4 w zw. z art. 14 ust. 2 pkt 19 ustawy o PIT.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Tak – rower, także elektryczny, może być kosztem firmy, jeśli faktycznie służy działalności, np. przy dojazdach do klientów, dostawach czy pracy kurierskiej. Rower o wartości do 10 000 zł możesz ująć w kosztach od razu, droższy amortyzujesz. Jeśli rozliczasz VAT jako czynny podatnik, odliczysz go w całości, bo limit 50% dotyczy pojazdów samochodowych, a nie rowerów.
Rower rozliczasz na tych samych zasadach co inne wydatki: musi służyć osiąganiu przychodu. Najłatwiej to wykazać przy pracy kurierskiej, dostawach, serwisie w terenie czy częstych spotkaniach z klientami w mieście. Trudniej, gdy pracujesz głównie przy biurku w domu, a rower kupujesz tuż przed sezonem urlopowym. Liczy się to, jak faktycznie go używasz, a nie sama faktura na firmę.
Przepisy nie wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu roweru, znanej z rozliczania samochodów. W razie kontroli to jednak Ty musisz wykazać, że rower rzeczywiście pracuje w firmie. Najlepszym argumentem są dokumenty zbierane na bieżąco, a nie odtwarzane po latach z pamięci. Nie muszą być skomplikowane – przydadzą się zwłaszcza:
Rower, którego będziesz używać w firmie dłużej niż rok, jest środkiem trwałym. Jeśli jego wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, możesz zaliczyć cały wydatek do kosztów w miesiącu, w którym zaczniesz go używać. U czynnego podatnika VAT liczy się kwota netto, u zwolnionego z VAT – brutto. Przykład: rower elektryczny za 9 000 zł netto (11 070 zł brutto) czynny podatnik VAT może ująć w kosztach od razu, a przedsiębiorca zwolniony z VAT musi go amortyzować.
Droższy rower wpisujesz do ewidencji środków trwałych i amortyzujesz, czyli rozliczasz w kosztach stopniowo. Rowery należą do rodzaju 790 Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), a roczna stawka amortyzacji wynosi 18%, więc rozliczenie trwa około pięciu i pół roku. Mały podatnik lub przedsiębiorca w roku rozpoczęcia działalności może zamortyzować rower jednorazowo w ramach pomocy de minimis, czyli pomocy publicznej o ograniczonej wartości – w limicie 50 000 euro rocznie. Jednorazowa amortyzacja do 100 000 zł dla fabrycznie nowych środków trwałych rowerów nie obejmuje, bo dotyczy innych grup KŚT.
Pamiętaj też o sprzedaży. Jeśli kiedyś sprzedasz firmowy rower, którego wartość początkowa przekraczała 1 500 zł, uzyskana kwota będzie przychodem z działalności – także wtedy, gdy wcześniej ująłeś cały zakup w kosztach jednorazowo. Takiej sprzedaży nie możesz więc traktować jak prywatnej transakcji – przychód opodatkujesz razem z pozostałymi przychodami firmy.
Ograniczenie odliczenia VAT do 50% dotyczy pojazdów samochodowych w rozumieniu Prawa o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Rower – także typowy rower elektryczny, w którym wspomaganie o mocy do 250 W włącza się tylko przy pedałowaniu, a jego moc spada do zera po przekroczeniu 25 km/h – do nich nie należy. Czynny podatnik VAT może więc odliczyć cały VAT z faktury za rower, akcesoria i serwis, jeśli wydatki wiążą się z jego sprzedażą opodatkowaną.
Pełne odliczenie ma jednak drugą stronę. Jeśli używasz firmowego roweru także prywatnie, taki użytek traktuje się w VAT jak odpłatne świadczenie usług i trzeba go opodatkować – dotyczy to również prywatnych przejażdżek pracowników. Gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT, nic nie odliczasz, ale w kosztach lub wartości początkowej roweru uwzględniasz kwotę brutto. Jeśli rower ma służyć głównie rekreacji, lepiej w ogóle nie włączać go do majątku firmy.
Gdy rower jest firmowy, kosztem są także wydatki na jego używanie: przeglądy, naprawy, opony, oświetlenie, zapięcie czy skrzynia lub torba na przesyłki. Nie obowiązują tu limity, które ograniczają koszty samochodów osobowych używanych także prywatnie. Ostrożnie z odzieżą rowerową i sprzętem sportowym – organy podatkowe zwykle traktują je jako wydatki osobiste.
Rowery dla pracowników, np. kurierów czy serwisantów, są kosztem firmy jak inne narzędzia pracy. Jeśli pracownik używa roweru tylko do zadań służbowych, nie ma po jego stronie przychodu. Gdy pozwalasz mu jeździć także prywatnie, powstaje nieodpłatne świadczenie, czyli korzyść, za którą pracownik nie płaci. Jego wartość ustala się według cen rynkowych – ryczałtowa wycena przewidziana dla samochodów tu nie działa. Od tej wartości pobierasz zaliczkę na podatek i zwykle składki ZUS.
Jeśli firmowy charakter roweru nie obroni się w kontroli, urząd wyłączy wydatki z kosztów i zakwestionuje odliczony VAT, a Ty dopłacisz podatek z odsetkami. Dlatego decyzję, czy rower będzie firmowy, warto podjąć świadomie już przy zakupie, a nie dopiero przy rocznym rozliczeniu, gdy historii jego używania nie da się już zmienić.
Kontrolujący oceniają, czy rower pasuje do profilu Twojej działalności i czy jego firmowe użycie jest wiarygodne. Nie chodzi o samą cenę czy markę, lecz o spójność całej historii: rodzaju usług, miejsca pracy, dokumentów i sposobu użytkowania roweru na co dzień. Pytania pojawiają się najczęściej, gdy:
Planujesz kupić rower do firmy albo dla pracowników? Porozmawiaj z Biurem Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – dobierzemy sposób rozliczenia do Twojej działalności.
Podstawa prawna: art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 22 ust. 1, art. 22d ust. 1 i art. 22g ust. 3 ustawy o PIT; art. 22k ust. 7 i ust. 14 ustawy o PIT oraz wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych (załącznik nr 1 do ustawy o PIT); art. 2 pkt 34, art. 8 ust. 2 pkt 1 i art. 86a ust. 1 ustawy o VAT w zw. z art. 2 pkt 32, 33 i 47 ustawy – Prawo o ruchu drogowym; art. 11 ust. 2a pkt 4 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Jeśli jako wspólnik lub członek zarządu używasz własnego laptopa czy telefonu do pracy dla spółki, możesz sprzęt spółce wynająć, użyczyć go bezpłatnie albo sprzedać. Każde z tych rozwiązań ma inne skutki podatkowe – dla Ciebie i dla spółki. Najważniejsze, żeby wybór był świadomy i opisany w umowie, bo wtedy łatwiej obronić zarówno koszty, jak i rozliczenia.
Przy najmie spółka płaci Ci czynsz i zalicza go do kosztów, o ile sprzęt służy jej działalności. Ty uzyskujesz przychód z tzw. najmu prywatnego, czyli najmu poza działalnością gospodarczą. Opodatkowuje się go ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych: 8,5% do 100 000 zł przychodu w roku (liczonego łącznie z przychodami z innego najmu prywatnego) i 12,5% od nadwyżki. Ryczałt liczysz od całego czynszu, bez odliczania kosztów, i wpłacasz go sam – co miesiąc lub co kwartał – a po roku składasz PIT-28.
Przykład: spółka płaci Ci 150 zł miesięcznie za laptop, czyli 1800 zł rocznie. Ryczałt za cały rok wyniesie 153 zł (8,5% z 1800 zł), a spółka ma 1800 zł kosztu. Czynsz powinien być rynkowy – spółka i jej wspólnik czy członek zarządu to zwykle podmioty powiązane, czyli strony mogące wpływać na wzajemne warunki transakcji, więc organ podatkowy może zakwestionować stawkę zawyżoną lub zaniżoną. Najem może mieć też znaczenie dla VAT, zwłaszcza jeśli już jesteś czynnym podatnikiem VAT.
Inaczej jest, gdy sprzęt należy do Twojej jednoosobowej firmy i jest z nią związany – wtedy czynsz od spółki rozliczasz w ramach działalności gospodarczej, a nie jako najem prywatny. Warto to ustalić przed podpisaniem umowy, bo od tego zależy forma opodatkowania i sposób dokumentowania czynszu.
Umowa użyczenia (art. 710 Kodeksu cywilnego) oznacza, że spółka korzysta z Twojego sprzętu bezpłatnie, więc Ty co do zasady nie masz przychodu. Zgodnie z art. 713 Kodeksu cywilnego spółka ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy, np. drobne naprawy, konserwację czy materiały eksploatacyjne, i może je zaliczyć do kosztów, jeśli sprzęt służy jej działalności. Nie może natomiast amortyzować cudzego sprzętu. Inne nakłady, np. rozbudowę sprzętu, lepiej z góry opisać w umowie.
Druga strona medalu: w zwykłym CIT organy podatkowe co do zasady uznają, że spółka korzystająca nieodpłatnie z cudzej rzeczy uzyskuje przychód z nieodpłatnego świadczenia, czyli z korzyści, za którą nie płaci. Jego wartość ustala się według rynkowych cen najmu podobnego sprzętu. Przykład: jeśli za wynajem takiego laptopa trzeba by płacić 150 zł miesięcznie, spółka wykazuje 1800 zł przychodu rocznie. Przy tanim sprzęcie to niewielkie kwoty, ale trzeba je rozliczyć.
Trzecie wyjście to sprzedaż – sprzęt staje się wtedy majątkiem spółki i kwestia udostępniania znika. Jeśli sprzedajesz prywatny sprzęt po upływie pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym go kupiłeś, nie płacisz PIT. Przy wcześniejszej sprzedaży ewentualny dochód podlega opodatkowaniu. Cena powinna odpowiadać wartości rynkowej używanego sprzętu – warto to udokumentować, np. zapisując oferty podobnych urządzeń z portali ogłoszeniowych. Podstawą jest pisemna umowa sprzedaży, a zapłatę najlepiej przyjąć przelewem.
Spółka jako kupujący płaci podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC): 2% wartości rynkowej, jeśli przekracza ona 1000 zł – rząd przygotował projekt podniesienia tego progu do 3000 zł, więc sprawdź aktualny limit. W ciągu 14 dni od zawarcia umowy spółka składa deklarację PCC-3 i wpłaca podatek. Przykład: przy laptopie o wartości rynkowej 4000 zł PCC wynosi 80 zł. Sprzęt o wartości początkowej do 10 000 zł spółka może od razu zaliczyć do kosztów, droższy amortyzuje.
Jeśli jesteś członkiem zarządu, w umowie z Tobą spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Gdy jesteś jedynym wspólnikiem i jednocześnie jedynym członkiem zarządu, taka umowa ze spółką co do zasady wymaga formy aktu notarialnego. Przy tanim sprzęcie koszt notariusza bywa ważnym argumentem przy wyborze rozwiązania.
Niezależnie od wybranego wariantu zadbaj o dokumenty, bo to one pokazują, że sprzęt rzeczywiście służy spółce i na jakich zasadach z niego korzysta. W razie kontroli podatkowej brak umowy utrudnia obronę zarówno kosztów spółki, jak i Twoich rozliczeń. Przygotuj przede wszystkim te elementy:
Spółka na ryczałcie od dochodów spółek, czyli tzw. estońskim CIT, nie rozlicza kosztów tak jak w zwykłym CIT, za to płaci podatek m.in. od ukrytych zysków. To świadczenia inne niż dywidenda, wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, z których korzyść ma wspólnik lub podmiot z nim powiązany. Dlatego przy sprzęcie wspólnika liczą się przede wszystkim rynkowe warunki i firmowy charakter wydatków.
Najbezpieczniej, gdy sprzęt udostępniony spółce służy wyłącznie jej działalności, a czynsz lub cenę da się porównać z ofertami rynkowymi i udokumentować w aktach spółki. Ocena zawsze zależy od szczegółów, dlatego przy większych kwotach warto rozważyć wniosek o interpretację indywidualną. Zwróć uwagę zwłaszcza na trzy sprawy:
Chcesz dobrać wariant do swojej spółki i przygotować umowę ze wspólnikiem? Porozmawiaj z Biurem Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – przeanalizujemy skutki dla Ciebie i dla spółki.
Podstawa prawna: art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne; art. 12 ust. 1 pkt 2 i ust. 6 pkt 4 ustawy o CIT; art. 28m ust. 3 i ust. 4 pkt 2 ustawy o CIT; art. 210 Kodeksu spółek handlowych.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
W 2026 roku paragon z NIP-em nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (albo 100 euro) nadal jest fakturą uproszczoną: możesz na jego podstawie odliczyć VAT i ująć wydatek w kosztach. Kluczowe jest, by NIP podać przed wydrukiem. Takie paragony do końca 2026 roku wystawia się poza KSeF, a od 2027 roku przestaną być uznawane za faktury.
Faktura uproszczona to faktura z węższym zakresem danych. Jeśli kwota należności ogółem, czyli łączna kwota do zapłaty brutto, nie przekracza 450 zł, a przy kwotach w euro – 100 euro, można na niej pominąć m.in. nazwę i adres nabywcy, pod warunkiem że da się ustalić kwotę VAT w poszczególnych stawkach. Musi jednak zawierać NIP nabywcy. Paragon z kasy spełnia te wymogi, dlatego po wpisaniu Twojego NIP-u traktuje się go jak fakturę.
Przykład: kupujesz materiały biurowe za 369 zł brutto ze stawką 23%. Po podaniu NIP-u paragon jest fakturą uproszczoną, z której wynika 300 zł netto i 69 zł VAT (369 zł × 23/123). Gdyby zakupy kosztowały 492 zł brutto, czyli 400 zł netto i 92 zł VAT, paragon z NIP-em nie byłby już fakturą i potrzebowałbyś faktury wystawionej do tego paragonu.
Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 16 października 2020 roku wskazuje, że faktura uproszczona działa jak zwykła faktura. Jako czynny podatnik VAT, czyli firma rozliczająca VAT z urzędem skarbowym, odliczysz z niej podatek, jeśli zakup służy Twojej sprzedaży opodatkowanej, a przy rozliczeniu na skali lub podatkiem liniowym zaliczysz wydatek związany z firmą do kosztów. Obowiązują przy tym te same ograniczenia co przy zwykłej fakturze, np. co do zasady brak odliczenia VAT od usług gastronomicznych czy limity dla samochodów osobowych.
Granice też są wyraźne. Do paragonu z NIP-em na kwotę do 450 zł sprzedawca nie wystawi już drugiej, „pełnej” faktury – także zbiorczej na koniec miesiąca – bo jednej sprzedaży nie dokumentuje się dwiema fakturami. Jeśli potrzebujesz zwykłej faktury z pełnymi danymi firmy, powiedz o tym, zanim zakupy zostaną nabite na kasę. Sprzedawca może wtedy od razu wystawić fakturę zamiast paragonu.
Kasa umieszcza NIP na paragonie tylko wtedy, gdy kasjer wprowadzi go przed zamknięciem transakcji. Jeśli podasz numer dopiero po wydruku, dokument zostaje zwykłym paragonem dla konsumenta: nie jest fakturą uproszczoną i nie dostaniesz już do niego faktury na firmę. Przepisy wprost zabraniają wystawiania faktury dla firmy do paragonu, na którym nie ma NIP-u nabywcy (wyjątek dotyczy tylko usług taksówek osobowych).
Za złamanie tego zakazu grozi sankcja w wysokości 100% VAT z wystawionej faktury – zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, który ujmie taką fakturę w ewidencji VAT. Jeśli w NIP-ie na paragonie jest oczywista pomyłka, np. przestawione cyfry, poproś sprzedawcę o korektę – od 1 lutego 2026 roku nie wystawisz już sam noty korygującej. Braku NIP-u nie da się jednak uzupełnić, a numeru nie można zamienić na NIP innej firmy.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, w której od 2026 roku wystawia się faktury dla firm: najwięksi podatnicy od 1 lutego, pozostali od 1 kwietnia. Paragony z NIP-em do 450 zł mają jednak wyjątek – do 31 grudnia 2026 roku można je wystawiać poza KSeF, tak jak dotąd. Nie znajdziesz ich w systemie, więc dowodem zakupu pozostaje sam paragon.
Dla sprzedawców ważne jest też to, że wartości takich paragonów ani faktur z kasy nie wlicza się do limitu 10 000 zł brutto miesięcznie, który do końca 2026 roku pozwala najmniejszym firmom wystawiać faktury poza KSeF. Prawo to traci się od faktury, którą limit zostaje przekroczony, i nie odzyskuje się go w kolejnych miesiącach. W tym roku poza systemem mogą powstawać również faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej.
Od 1 stycznia 2027 roku sytuacja się zmieni. Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów paragony z NIP-em nie będą już uznawane za faktury uproszczone, a faktur nie będzie można wystawiać przy użyciu kas. NIP na paragonie nadal będzie potrzebny, bo tylko do takiego paragonu sprzedawca wystawi fakturę na firmę. Do odliczenia VAT potrzebna będzie więc faktura – co do zasady wystawiona w KSeF, także w wersji uproszczonej, bo fakturę do 450 zł z samym NIP-em nabywcy można wystawić w systemie.
Jeśli sprzedajesz na kasie, sprawdź, jak na Twoim modelu wprowadza się NIP przed zamknięciem paragonu, i przeszkol z tego obsługę. Dobrym zwyczajem jest pytanie klienta „czy paragon z NIP-em?” jeszcze przed nabiciem towaru. Przy kwotach powyżej 450 zł wystawiasz fakturę do paragonu z NIP-em – w 2026 roku zwykle w KSeF – i zachowujesz w dokumentacji numer paragonu i numer unikatowy kasy (oba są na wydruku) albo sam paragon.
Jako kupujący podawaj NIP od razu przy kasie i sprawdzaj go na wydruku. Paragony drukuje się na papierze termicznym, który z czasem blaknie, dlatego zachowaj oryginał i od razu zrób skan lub zdjęcie. Najczęstsze błędy, które odbierają prawo do odliczenia albo komplikują księgowanie, zebraliśmy poniżej.
Chcesz sprawdzić, jak paragony z NIP-em i zmiany w KSeF wpłyną na Twoją firmę w tym i przyszłym roku? Porozmawiaj z nami w Biurze Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim.
Podstawa prawna: art. 106e ust. 5 pkt 3 i ust. 6 ustawy o VAT; art. 106b ust. 5–7 oraz art. 109a ustawy o VAT; art. 145m i art. 145n ust. 1 ustawy o VAT; art. 106h ust. 1 ustawy o VAT.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Gotówką możesz zapłacić innej firmie – albo przyjąć od niej zapłatę – tylko wtedy, gdy wartość całej transakcji nie przekracza 15 000 zł brutto. Powyżej tej kwoty pieniądze muszą przejść przez rachunek płatniczy – w przeciwnym razie wydatek nie będzie kosztem podatkowym. W sprzedaży klientom prywatnym ogólnego limitu gotówki polskie prawo dziś nie przewiduje.
Zasadę wprowadza art. 19 Prawa przedsiębiorców. Rachunek płatniczy to w praktyce konto w banku lub SKOK-u, z którego płacisz przelewem, kartą albo BLIK-iem. Limit nie odnosi się do pojedynczej raty ani faktury, tylko do całej transakcji wynikającej z umowy. Kilka odrębnych zakupów u tego samego dostawcy ocenia się osobno – chyba że w rzeczywistości to jedna umowa sztucznie rozbita na mniejsze faktury.
Przykład: wynajmujesz od innej firmy maszynę na 10 miesięcy za 1800 zł brutto miesięcznie. Wartość umowy to 18 000 zł, więc już pierwszą ratę płacisz przez rachunek, choć sama jest niewielka. Liczy się to, że łączną wartość umowy znasz już przy pierwszej płatności. W skrócie obowiązują takie zasady:
Prawo przedsiębiorców nie przewiduje za to osobnej kary. Skutek jest podatkowy i dotyka płacącego: zgodnie z art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT nie zaliczasz do kosztów tej części wydatku, którą zapłacono z pominięciem rachunku płatniczego. Jeśli koszt był już ujęty, w miesiącu zapłaty zmniejszasz koszty, a gdy to niemożliwe – zwiększasz przychody. Zasady te stosuje się odpowiednio także przy zakupie środków trwałych.
Przykład: kupujesz towar za 13 000 zł netto plus 2990 zł VAT, czyli 15 990 zł brutto, i płacisz gotówką. Limit liczy się od kwoty brutto, więc został przekroczony. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, czyli odliczasz VAT z faktur zakupowych, nie zaliczysz do kosztów 13 000 zł i o tyle wzrośnie Twój dochód. Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, tracisz koszt całych 15 990 zł. Na ryczałcie kosztów się nie rozlicza, ale obowiązek płatności przez rachunek i tak obowiązuje.
Przelew też nie zawsze wystarczy. Jeśli transakcja przekracza 15 000 zł, a sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, sprawdź w dniu zlecenia przelewu, czy numer konta z faktury widnieje w wykazie podatników VAT, czyli na tzw. białej liście. Wykaz można bezpłatnie sprawdzić w wyszukiwarce udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Zapłata na rachunek spoza wykazu oznacza utratę kosztu, tak jak przy gotówce, a do tego solidarną odpowiedzialność za zaległy VAT sprzedawcy w części przypadającej na tę transakcję.
Obu skutków unikniesz, jeśli w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz do swojego urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-NR, czyli informację o zapłacie na rachunek spoza wykazu, albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności, w którym kwota VAT trafia na osobny rachunek VAT sprzedawcy. Ten mechanizm jest obowiązkowy, gdy faktura powyżej 15 000 zł brutto dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT – wtedy gotówka w ogóle nie wchodzi w grę, a zapłata z pominięciem tego mechanizmu też oznacza utratę kosztu.
Przy sprzedaży konsumentom polskie prawo nie wyznacza dziś ogólnego limitu gotówki. Firma, która musi używać kasy fiskalnej, ma natomiast obowiązek umożliwić klientowi także płatność kartą lub innym instrumentem płatniczym. Zapowiadane wcześniej obniżenie limitu między firmami do 8000 zł i limit 20 000 zł dla konsumentów uchylono w 2023 r., zanim weszły w życie. Od 10 lipca 2027 r. zacznie jednak obowiązywać unijny limit 10 000 euro na płatności gotówką za towary i usługi, obejmujący także klientów prywatnych.
Limit nie dotyczy przesuwania własnych pieniędzy. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, możesz wpłacać na konto utarg od klientów albo wypłacać gotówkę na cele prywatne – to nie są płatności między przedsiębiorcami. Gdy jednak wypłacasz gotówkę, żeby zapłacić nią dostawcy za transakcję powyżej limitu, naruszasz zasadę. Organy podatkowe zwykle nie uznają też za płatność przez rachunek wpłaty gotówki na konto kontrahenta. Bank może z kolei zapytać o źródło większej gotówki – wynika to z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
Najprościej przyjąć, że każdą większą płatność wobec innej firmy wykonujesz z konta – także wtedy, gdy nie masz pewności, czy limit zostanie przekroczony. Oszczędzasz sobie w ten sposób sporów o to, czy dana umowa to jedna transakcja, czy kilka, i od razu masz dowód zapłaty. Przed zapłatą warto przejść krótką listę kontrolną:
Masz wątpliwości, czy konkretna płatność mieści się w limicie albo jak poprawić rozliczenie po zapłacie gotówką? Zapytaj w Biurze Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim – omówimy Twoją sytuację.
Podstawa prawna: art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców; art. 22p ustawy o PIT; art. 15d ustawy o CIT; art. 117ba Ordynacji podatkowej.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy muszą rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej: od 1 stycznia 2022 roku muszą oni umożliwić klientom zapłatę bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności. Nie musi to być klasyczny terminal – wystarczy jedna metoda, np. BLIK, przelew albo aplikacja przyjmująca karty w telefonie. Za brak takiej możliwości nie ma grzywny, ale są konsekwencje w rozliczeniach VAT.
Obowiązek wynika z art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców i obejmuje każdego, kto musi prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie rejestrującej, czyli zwykle firmy sprzedające osobom prywatnym. Chodzi o zapłatę tzw. instrumentem płatniczym, np. kartą, telefonem lub kodem BLIK. Taką możliwość trzeba zapewnić wszędzie, gdzie faktycznie prowadzisz działalność: w sklepie czy gabinecie, ale też poza lokalem, np. na targach, u klienta albo w taksówce.
Obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców, którzy nie muszą mieć kasy. Uważaj jednak na wyjątki od zwolnień: niektóre branże, np. fryzjerzy, gabinety kosmetyczne, warsztaty samochodowe, stacjonarna gastronomia czy taksówki, muszą używać kasy bez względu na obroty – a więc także zapewnić płatność bezgotówkową. Poza obowiązkiem są w szczególności firmy wymienione poniżej.
Nie. Przepis nie wskazuje konkretnego urządzenia, a według wyjaśnień w rządowym serwisie dla przedsiębiorców wystarczy jedna metoda zapłaty bez gotówki. Może to być klasyczny terminal, płatność kodem BLIK, a nawet przelew na rachunek firmowy. Liczy się to, żeby klient mógł z tej możliwości realnie skorzystać na miejscu – dlatego przy większym ruchu terminal lub jego odpowiednik w telefonie zwykle okazuje się najwygodniejszy.
Terminal nie zwalnia z przyjmowania gotówki. Jeśli przyjmujesz karty przez tzw. agenta rozliczeniowego, czyli firmę, która obsługuje transakcje kartowe i przekazuje Ci pieniądze, nie możesz odmówić konsumentowi zapłaty gotówką – poza wyjątkami, m.in. sprzedażą przez internet i miejscami bez obsługi. Nie wolno Ci też pobierać opłat za przyjęcie gotówki ani różnicować cen w zależności od formy zapłaty.
Prawo przedsiębiorców nie przewiduje za to grzywny ani kary pieniężnej. Konsekwencje wynikają z ustawy o VAT i dotyczą czynnych podatników VAT, czyli firm rozliczających VAT z urzędem skarbowym. Jeśli urząd skarbowy stwierdzi naruszenie, tracisz prawo do kwartalnego rozliczania VAT (o ile z niego korzystasz) i przechodzisz na rozliczenia miesięczne. Do kwartalnych możesz wrócić najwcześniej po 6 miesiącach od końca kwartału, w którym stwierdzono naruszenie.
Drugim skutkiem jest brak zwrotu VAT w przyspieszonym, 25-dniowym terminie – za okres rozliczeniowy, w którym stwierdzono naruszenie, i za 6 kolejnych okresów. Nadwyżkę VAT nadal możesz odzyskać, ale w terminie podstawowym, który obecnie wynosi 40 dni. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, te skutki praktycznie Cię nie dotyczą, choć sam obowiązek – owszem, o ile musisz mieć kasę.
Klasyczny terminal, stacjonarny albo przenośny z kartą SIM, dzierżawisz lub kupujesz od operatora płatności. Sprawdza się przy wielu transakcjach dziennie i obsługuje typowe sposoby płacenia kartą. SoftPOS to aplikacja, która zamienia smartfon lub tablet z modułem NFC w terminal do płatności zbliżeniowych – nie wymaga osobnego urządzenia, ale potrzebuje stabilnego internetu. BLIK lub przelew wystarczą, gdy klienci płacą bezgotówkowo sporadycznie.
Połączenie kasy z terminalem nie jest obowiązkowe – planowany wymóg integracji uchylono w 2025 roku, zanim zaczął obowiązywać. Bywa jednak wygodne, bo kwota trafia z kasy do terminala bez przepisywania. Są też kasoterminale, czyli kasa online (przesyłająca dane do administracji skarbowej) i terminal w jednym urządzeniu. Pamiętaj tylko, że przyjęcie płatności kartą nie zwalnia automatycznie z wydania paragonu.
Porównując oferty, nie patrz wyłącznie na reklamowaną prowizję. Liczy się łączny koszt w skali roku i warunki umowy, co ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dopiero zaczynasz albo sprzedajesz sezonowo i w części miesięcy płatności kartą będzie niewiele. Przed podpisaniem umowy sprawdź w szczególności poniższe punkty.
Opłaty za terminal, prowizje od transakcji i abonament za aplikację to wydatki związane z firmą, więc przy rozliczeniu na skali podatkowej lub podatkiem liniowym, a w spółce z o.o. w CIT, zaliczasz je do kosztów. Terminal kupiony na własność za nie więcej niż 10 000 zł możesz ująć w kosztach jednorazowo. Przy ryczałcie koszty nie obniżają podatku. Pamiętaj też, że przychód liczysz od pełnej wartości sprzedaży, a nie od kwoty, która wpłynęła na konto po potrąceniu prowizji.
Prowizje od transakcji kartowych to co do zasady usługa płatnicza zwolniona z VAT, więc nie ma w nich podatku do odliczenia. Dzierżawa lub abonament za terminal to zwykle odrębna usługa z VAT 23%, który czynny podatnik VAT może odliczyć. Operatorzy różnie konstruują opłaty, dlatego sprawdzaj stawki na fakturach – od 2026 roku zwykle trafiają one do Ciebie przez KSeF.
Przykład: w miesiącu klienci zapłacili kartą 20 000 zł, a umowa przewiduje prowizję 1% (liczba przykładowa). Operator potrąci 200 zł prowizji bez VAT i wystawi fakturę za dzierżawę terminala na 40 zł netto plus 9,20 zł VAT. Czynny podatnik VAT zaliczy do kosztów 240 zł i odliczy 9,20 zł VAT, a firma zwolniona z VAT ujmie w kosztach 249,20 zł. Sprzedaż w obu przypadkach liczysz od pełnych 20 000 zł z paragonów (czynny podatnik VAT – po odjęciu VAT), a nie od 19 800 zł z konta.
Zastanawiasz się, czy obowiązek dotyczy Twojej działalności albo jak księgować opłaty operatora płatności? Biuro Rachunkowe Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim pomoże Ci to ustalić na podstawie Twoich umów i dokumentów.
Podstawa prawna: art. 19a ustawy – Prawo przedsiębiorców; art. 87 ust. 2 i 6c oraz art. 99 ust. 3a pkt 4, ust. 3e i 4b ustawy o VAT; art. 43 ust. 1 pkt 40 ustawy o VAT; art. 59ea ustawy o usługach płatniczych.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.
