Nowe uprawnienia PIP w 2026 roku – co zmienia się dla pracodawców?

Od 8 lipca 2026 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, na mocy której okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą, że osoba na umowie zlecenia lub kontrakcie B2B jest w rzeczywistości pracownikiem. Doszły też kontrole zdalne, szersza wymiana danych z ZUS i administracją skarbową oraz wyższe grzywny.

Co się zmieniło i od kiedy

Chodzi o ustawę z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. Prezydent podpisał ją 2 kwietnia 2026 r., a w lipcu złożył wniosek do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej, m.in. w sprawie decyzji inspektorów i wyższych grzywien. Taki wniosek nie wstrzymuje stosowania przepisów. Definicja stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy się nie zmieniła. Zmieniło się to, kto i w jaki sposób może ją egzekwować.

Poszerzył się krąg kontrolowanych: w zakresie BHP, legalności zatrudnienia i umów cywilnoprawnych zawieranych zamiast umów o pracę PIP może skontrolować także firmę bez pracowników, jeśli pracują lub w ciągu roku przed kontrolą pracowały na jej rzecz osoby fizyczne – również samozatrudnione. W uzasadnionych przypadkach kontrola lub jej część może odbyć się zdalnie, pocztą albo przez środki komunikacji elektronicznej, a inspektor może zażądać transmisji online.

Inspektor może żądać dokumentów, w tym akt osobowych, w postaci elektronicznej, a protokół kontroli również może być elektroniczny. Tryb zdalny nie odbiera mu prawa do wizyty w firmie. ZUS udostępnia PIP elektronicznie swoje dane, m.in. o zgłoszeniach do ubezpieczeń i umowach o dzieło, a PIP przekazuje ZUS dane ustalone podczas kontroli. Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępnia obu instytucjom, w niezbędnym zakresie, dane z deklaracji i informacji podatkowych.

Jak działa decyzja o stwierdzeniu stosunku pracy

Umowa cywilnoprawna – zlecenie, dzieło czy kontrakt B2B – nie zamienia się w etat automatycznie. Procedura zawsze zaczyna się od kontroli, a decyzję wydaje okręgowy inspektor pracy, czyli szef regionalnego inspektoratu. Uwzględnia on wolę stron, ale tylko wtedy, gdy nie jest ona sprzeczna z prawem i nie zmierza do obejścia przepisów. Kolejne etapy wyglądają tak:

• Inspektor, po umożliwieniu obu stronom zajęcia stanowiska, wydaje pisemne polecenie usunięcia naruszeń z terminem przypadającym jeszcze w trakcie kontroli.
• Jeśli polecenie nie zostanie wykonane, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo wnieść pozew do sądu pracy.
• Decyzja określa m.in. rodzaj umowy, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie; gdy dowody tego nie przesądzają, przyjmuje się umowę na czas nieokreślony, pełny etat i minimalne wynagrodzenie.
• Każda ze stron może się odwołać do sądu rejonowego – sądu pracy – za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, w ciągu miesiąca od doręczenia decyzji; wszystkie twierdzenia i dowody trzeba podać już w odwołaniu.

Skutki decyzji i odwołania

Co do zasady decyzja nie działa wstecz – umowę o pracę uznaje się za zawartą z dniem jej wydania. O ustalenie stosunku pracy za wcześniejszy okres inspektor może wystąpić do sądu pracy z pozwem. Decyzja staje się wykonalna po upływie terminu na odwołanie albo po prawomocnym wyroku. Rygor natychmiastowej wykonalności, czyli obowiązek wykonania mimo odwołania, dopuszczono tylko wobec osób szczególnie chronionych przed zwolnieniem, np. kobiet w ciąży.

Gdy decyzja stanie się ostateczna albo zapadnie prawomocny wyrok, masz 7 dni na zgłoszenie tej osoby do ubezpieczeń jako pracownika. Nie pomoże zakończenie współpracy z Twojej inicjatywy ani wygaśnięcie umowy po rozpoczęciu kontroli – wtedy za dzień zawarcia umowy o pracę uznaje się dzień rozpoczęcia kontroli, a ta osoba korzysta z ochrony przed zwolnieniem jak pracownik. Samo wydanie decyzji nie może być też powodem zwolnienia tej osoby ani jej niekorzystnego traktowania.

Kryteria oceny umów B2B i zleceń

Punktem odniesienia jest art. 22 § 1 Kodeksu pracy: praca określonego rodzaju na rzecz firmy, pod jej kierownictwem, w miejscu i czasie przez nią wyznaczonym, za wynagrodzeniem. Nazwa umowy nie ma znaczenia. Na stosunek pracy wskazują m.in. stałe godziny i miejsce pracy narzucane przez Ciebie, bieżące polecenia przełożonego, brak możliwości zastępstwa, stała stawka niezależna od efektów i „urlop” uzgadniany jak na etacie.

Przedsiębiorca może wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną, czyli pisemną ocenę opisanej sytuacji. Opłata wynosi 40 zł za każdą opisaną sytuację, a odpowiedź ma przyjść w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Jeśli się do niej zastosujesz, nie grożą Ci w tym zakresie sankcje – pod warunkiem że opis we wniosku zgadza się ze stanem faktycznym.

Za zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę sąd może wymierzyć grzywnę od 2000 do 60 000 zł, a inspektor w mandacie – do 5000 zł. Jeśli ktoś był już co najmniej dwukrotnie ukarany za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i w ciągu dwóch lat od ostatniego ukarania popełni kolejne, mandat może wynieść do 10 000 zł. Nowe przepisy obejmują też umowy zawarte przed 8 lipca 2026 r., które nadal trwają. Kto do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zastąpi taką umowę umową o pracę, nie odpowie za to wykroczenie.

Przebieg kontroli i prawa kontrolowanego

Przy kontroli zdalnej inspektor może zażądać transmisji online. Przed podpisaniem protokołu kontrolowany może w ciągu 7 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia do ustaleń, a inspektor musi je zbadać. Niewykonanie w terminie polecenia dotyczącego umowy cywilnoprawnej otwiera drogę do decyzji.

Kontrola zwykle zaczyna się od prośby o dokumenty, a przy kontroli zdalnej – o ich przesłanie, także w wersji elektronicznej. Dotyczy to również dokumentów osób współpracujących spoza etatu. Zwykle chodzi o:

• Umowy o pracę, akta osobowe, ewidencję czasu pracy i listy płac.
• Umowy zlecenia i B2B z fakturami lub rachunkami oraz potwierdzeniami liczby godzin przy zleceniach.
• Dokumentację BHP: szkolenia, badania lekarskie i ocenę ryzyka zawodowego.
• Zgłoszenia do ZUS i dokumenty dotyczące zatrudniania cudzoziemców.

W skrócie

• Od 8 lipca 2026 r. okręgowy inspektor pracy może decyzją stwierdzić istnienie stosunku pracy.
• Decyzję poprzedza polecenie inspektora, a odwołanie składasz do sądu pracy w ciągu miesiąca.
• Kto do 8 lipca 2027 r. dobrowolnie zawrze umowę o pracę, uniknie grzywny za dotychczasową umowę.
• Kontrola może być zdalna, a inspektor może żądać dokumentów w wersji elektronicznej.

W Biurze Rachunkowym Łukasz Machała w Gorzowie Wielkopolskim prowadzimy kadry i płace firm.

Podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2026 r. poz. 473); art. 11 ust. 1 pkt 7a i ust. 2, art. 33a oraz art. 34 ust. 2b–2l ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy; art. 22 § 1 Kodeksu pracy; art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Źródła urzędowe: Nowelizacja ustawy o PIP z 11 marca 2026 r. (ELI) · Informacja ministerstwa o reformie PIP

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na wrzesień 2026 r. Nie zastępuje porady dotyczącej konkretnej sytuacji.