Data sprzedaży a data wystawienia faktury – czym się różnią?

Faktura może zawierać dwie różne daty: datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Często się pokrywają, ale nie jest to regułą. To, która data jest która, ma znaczenie przy rozliczeniu VAT i podatku dochodowego.

Data sprzedaży a data wystawienia

Datą sprzedaży jest dzień, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Data wystawienia to dzień, w którym powstaje sam dokument. Gdy obie daty są identyczne, daty sprzedaży nie trzeba osobno podawać.

Termin na wystawienie faktury

Fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Przykład: za usługę wykonaną 20 listopada fakturę można wystawić najpóźniej 15 grudnia.

Od tej zasady są wyjątki. Najczęściej spotykane to:

• zaliczka – faktura do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę,
• usługi budowlane – faktura do 30. dnia od wykonania usługi,
• media, najem, usługi telekomunikacyjne oraz stała obsługa prawna i biurowa – faktura najpóźniej z upływem terminu płatności.

Najwcześniej fakturę można wystawić 60 dni przed sprzedażą albo otrzymaniem zapłaty. Ten limit nie dotyczy między innymi faktur za media czy najem, jeśli faktura wskazuje okres rozliczeniowy.

Kiedy powstaje obowiązek w VAT?

Obowiązek podatkowy w VAT co do zasady powstaje w dniu dostawy lub wykonania usługi, niezależnie od daty wystawienia faktury. Przy zaliczce obowiązek powstaje w dniu jej otrzymania, w otrzymanej kwocie. W przypadku mediów czy najmu obowiązek powstaje co do zasady z chwilą wystawienia faktury.

Przychód w PIT

W podatku dochodowym przychód powstaje w dniu wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli jednak wcześniej wystawiono fakturę albo otrzymano zapłatę, przychód powstaje w tym wcześniejszym dniu. Przy usługach rozliczanych w okresach rozliczeniowych przychód powstaje w ostatnim dniu takiego okresu.

Faktura w KSeF

W KSeF faktura jest co do zasady wystawiona w dniu, w którym zostanie przesłana do systemu. Datę sprzedaży podaje się w niej tak jak dotąd, gdy różni się od daty wystawienia.

W skrócie

• Data sprzedaży to dzień dostawy lub wykonania usługi, a data wystawienia to dzień utworzenia faktury.
• Fakturę wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży.
• Najwcześniej można ją wystawić 60 dni przed sprzedażą lub otrzymaniem zapłaty.
• Obowiązek w VAT i przychód w PIT zależą przede wszystkim od daty sprzedaży.

Masz wątpliwości, jaką datę wpisać na fakturze? Zapytaj w Biurze Rachunkowym Łukasz Machała. Pomożemy ustalić właściwe daty dla Twoich faktur.

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i opisuje przepisy obowiązujące w październiku 2026 r. Nie stanowi porady w konkretnej sprawie.